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Réception d’appel

Service de réception d’appel téléphonique

Spécialiste de l’accueil téléphonique depuis plus de 35 ans, Thelem développe des solutions de gestion d’appels sur-mesure à destination d’entreprises de tous les secteurs d’activité quelle que soit leur taille. Découvrez notre service de réception d’appel et comment nous pouvons vous aider à mettre en place la solution de gestion d’appel la mieux adaptée à vos besoins.

Réception d’appel téléphonique : définition

La réception d’appels téléphoniques est un service dédié à la gestion des appels entrants de votre entreprise. Elle se traduit par la mise en place d’un accueil téléphonique sur-mesure via lequel votre structure va pouvoir recevoir et traiter rapidement les appels téléphoniques d’interlocuteurs extérieurs (prospects, clients, partenaires).

La réception d’appel téléphonique relève généralement du service client dont elle conditionne la qualité et peut être gérée en interne par l’équipe de votre entreprise. Une solution qui implique cependant des coûts financiers, matériels et humains que la plupart des entreprises ne peuvent mobiliser facilement. C’est pourquoi nombreuses sont celles qui recourent à l’externalisation comme alternative simple, rapide et accessible pour une gestion d’appel optimale.

Dans une démarche d’externalisation de standard téléphonique, vous pouvez ainsi déléguer votre réception d’appel téléphonique à un professionnel expérimenté comme Thelem pour profiter de prestations sur-mesure, efficaces et moins coûteuses.

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Fonctionnement de la réception d’appel téléphonique avec Thelem

La réception d’appel intègre les solutions d’accueil téléphonique ou de permanence téléphonique externalisée fournies par Thelem. Nous trouvons ensemble la solution de réception d’appels la mieux adaptée à vos besoins et à votre budget. Nous la développons sur-mesure afin de garantir un traitement singulier de vos appels professionnels. Voici les étapes qui structurent la mise en place de votre solution de gestion d’appels téléphoniques.

1/ Découverte de votre entreprise et de votre activité

Afin d’offrir des prestations sur-mesure et parfaitement adaptées à votre structure, notre équipe commence toujours par une découverte de votre entreprise et de vos activités. Cette étape préalable nous est indispensable pour mieux comprendre votre organisation et vos types d’appels entrants. Nous collectons ainsi les informations qui nous aideront à personnaliser votre standard et à gérer au mieux vos appels téléphoniques. Vous pouvez naturellement nous faire part de vos besoins et exigences pour le service à mettre en place.

2/ Réception du numéro téléphonique dédié au transfert de vos appels entrants

Une fois l’étape de découverte effectuée et vos besoins définis, nous vous attribuons un numéro dédié et nous vous le communiquons. C’est celui sur lequel seront transférés les appels téléphoniques entrants de votre entreprise et qui seront gérés par notre équipe de secrétaires en votre nom.

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3/ Gestion des appels téléphoniques

Vos appels téléphoniques transférés sont pris en charge par nos secrétaires en service. Chaque appel est rapidement décroché avec la phrase d’accueil que vous aurez choisie. Suivant la formule de gestion d’appels que vous aurez adoptée, nous pourrons vous indiquer l’identité de l’appelant, ses coordonnées, ainsi que l’objet de l’appel notamment.

Par souci de qualité et pour une meilleure expérience, nos secrétaires ne gèrent qu’un seul appel à la fois pour éviter à vos appelants d’avoir à patienter de longues heures après un décroché rapide.

Vous devrez naturellement nous fournir une liste des membres de votre équipe interne afin que nous puissions filtrer et rediriger les appels vers l’interlocuteur adéquat pour répondre aux besoins de l’appelant.

4/ Configuration d’un répondeur pour les appels entrants en dehors des horaires de réponses


Nos secrétaires reçoivent et traitent l’intégralité de vos appels téléphoniques professionnels du lundi au vendredi sur une plage horaire de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h. Pour la gestion d’appels en marge des horaires de réponses ci-dessus, nous pouvons mettre en place un répondeur personnalisé qui pourra informer vos correspondants de vos horaires d’ouverture et les inviter à renouveler leur appel, à laisser message vocal ou un mail qui vous sera transmis.

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Faites confiances à Thelem pour la réception d’appel téléphonique

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