Secrétariat téléphonique pour experts comptables
Un appel manqué en pleine période de bilan, c’est parfois un client qui se tourne vers un autre cabinet. Entre les relances de TVA, les liasses fiscales et les rendez-vous clients, les experts-comptables et leurs collaborateurs n’ont ni le temps ni les ressources pour garantir un accueil téléphonique irréprochable à chaque appel. Résultat : des lignes saturées aux moments les plus stratégiques de l’année et des collaborateurs sans cesse interrompus dans leurs missions à forte valeur ajoutée.
Thelem prend en charge le secrétariat téléphonique de votre cabinet d’expertise comptable : un accueil qualitatif et personnalisé, capable d’absorber les pics d’appels en période fiscale, sans les contraintes d’un recrutement en interne.
Un accueil téléphonique qualitatif, à l'image de votre cabinet
Les cabinets d’experts-comptables qui assurent eux-mêmes la gestion de leurs appels entrants dribblent entre différents correspondants. Clients, prospects, collègues et démarcheurs ne reçoivent pas le même traitement. Ils vous occupent pourtant tous beaucoup de temps. De nombreux appels réclament de lourdes recherches d’informations, qui obligent à laisser certains interlocuteurs en attente.
Recourir à un secrétariat externalisé pour experts comptables, c’est d’abord vous assurer de ne laisser aucun interlocuteur sans réponse. Nos téléopérateurs répondent à tous vos appels du lundi au vendredi de 8h à 20h, et le samedi de 8h à 12h. Les autres appels débouchent directement sur un répondeur, paramétré selon vos préférences : rappel des horaires d’ouverture, invitation à laisser un message ou à envoyer un email. Autant dire que vous ne risquez plus de manquer des appels, ni de laisser filer de nouveaux clients.
Côté formule, à vous de choisir selon vos préférences. Nous vous proposons soit une prestation de permanence téléphonique, soit une gestion ponctuelle des appels entrants. Vous choisissez également si vous préférez que nous vous transmettions l’identité, les coordonnées et l’objectif de l’interlocuteur par email, ou si nous vous mettons en relation avec lui directement. Nous nous adaptons aussi à vos formulations d’accueil et à votre organisation interne. Nous pouvons par exemple aménager le renvoi d’appels selon vos prestations : gestion patrimoniale, fiscalité, salariat, impositions etc.
Pour distinguer votre cabinet comptable de ses concurrents, nous garantissons une prestation premium. Les standardistes de notre plateau d’appels lyonnais travaillent au sein de bureaux isolés phoniquement et acoustiquement. Thelem profite en outre d’une expérience de 35 ans dans le télésecrétariat professionnel. Nous garantissons ainsi à vos interlocuteurs un accueil téléphonique chaleureux et efficace, gage du sérieux de votre cabinet d’experts comptables. Vous optimisez la satisfaction clients, tout en améliorant vos chances de toucher de nouveaux prospects.
Une gestion des appels adaptée aux pics d'activité des cabinets comptables
Contrairement à un standard interne à effectif fixe, notre service s’adapte au volume réel de vos appels. En période de bilan ou de déclarations fiscales, la capacité de traitement s’ajuste pour absorber le surplus d’appels sans file d’attente ni messagerie saturée. Le reste de l’année, vous ne payez que pour les appels réellement traités. Les experts-comptables en déplacement chez leurs clients restent joignables sans interruption de leur activité, et leurs rendez-vous peuvent remonter directement dans leur agenda.
Vous profitez ainsi d’un accueil téléphonique sur-mesure, actif pendant quelques jours de rush, ou sur les périodes de vacances de vos équipes, par exemple.
Notre secrétariat téléphonique pour experts comptables s’adresse aussi aux indépendants, souvent en déplacement chez leurs clients. En cas d’indisponibilité, vous activez le renvoi de votre ligne fixe ou portable vers le numéro Thelem qui vous est dédié. Selon vos consignes, nous vous transférons les appels ou nous notons les messages, qui vous sont alors transmis par email ou SMS. Nous pouvons aussi classer les appels pour ne vous renvoyer que ceux de vos correspondants les plus importants, définis au préalable avec vous.
Nous proposons également un système de prise de RDV téléphonique. Nous enregistrons vos rendez-vous en nous connectant directement à votre agenda. Vous recevez dans ce cas une notification par mail et/ou SMS. Nous vous prévenons en temps réel des désistements, pour optimiser la gestion de votre agenda grâce au télésecrétariat.
Un accueil téléphonique infaillible à moindre coût
Recourir à notre solution de permanence téléphonique à distance, c’est vous offrir les services d’un ou d’une standardiste formé selon vos préférences. Vous confiez donc votre accueil téléphonique à un téléopérateur compétent, sans pour autant vous soucier de l’embauche d’une secrétaire. Pas de charges salariales à prévoir, ni d’achat de fournitures de bureau ou de gestion des congés payés.
Chez Thelem, aucune obligation contractuelle ! Nos offres sont sans engagement, et sans préavis. Nos forfaits adoptent des formats mensuels ou sur-mesure, selon vos besoins ponctuels. Vous ne payez que pour les prestations que vous demandez, qu’il s’agisse de la gestion des appels entrants, de la transmission des messages, de l’envoi de SMS en cas d’urgence, de la mise en relation avec vos interlocuteurs ou de la gestion de vos calendriers.
Côté tarif, nous faisons le pari de vous proposer un abonnement mensuel de 25€ HT associé à un prix à l’appel dégressif avec le nombre d’appels décrochés. Cette formule économique de secrétariat téléphonique pour experts comptables revient moins cher que de recruter un standardiste et de l’équiper en matériel nécessaire.
Questions fréquentes sur le secrétariat téléphonique pour experts-comptables
Un secrétariat téléphonique externalisé est-il vraiment utile pour un petit cabinet comptable ?
Oui, même un cabinet d’un ou deux experts-comptables bénéficie d’un accueil externalisé, en particulier lors des périodes de bilan où le volume d’appels dépasse largement la capacité d’une petite structure. Le service s’active uniquement quand vous en avez besoin, sans engagement de durée.
Comment Thelem garantit-il la confidentialité des données de mes clients ?
Nos télésecrétaires sont formées à la confidentialité propre aux professions réglementées et interviennent selon les consignes précises que vous définissez avec votre cabinet. Aucune information sensible n’est communiquée en dehors du cadre que vous validez.
Mes clients remarqueront-ils que ce n’est pas mon équipe qui répond ?
Nos télésecrétaires se présentent au nom de votre cabinet et suivent le script et le ton que vous leur transmettez, de sorte que l’appel s’intègre naturellement dans votre relation client.
Comment le service s’adapte-t-il aux pics d’activité (bilans, déclarations) ?
La capacité de traitement des appels s’ajuste en fonction du volume reçu, sans que vous ayez à modifier votre contrat ni à anticiper plusieurs semaines à l’avance.
Puis-je résilier le service à tout moment ?
Oui, nos offres fonctionnent sans engagement de durée : vous pouvez ajuster ou arrêter le service à tout moment selon les besoins de votre cabinet.
Envie de ne plus jamais rater l’appel d’un client en pleine période de bilan ? Contactez Thelem pour une solution de secrétariat téléphonique sur-mesure, pensée pour les cabinets d’expertise comptable.
