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Foire aux questions

Découvrez nos réponses aux questions les plus posées par nos clients

A qui s'adresse l'accueil téléphonique ?

L’accueil téléphonique externalisé s’adresse aux professionnels de tous les secteurs d’activité qui souhaitent optimiser leur activité en améliorant la gestion de leur accueil téléphonique.

Est-ce la même secrétaire qui répond à nos appels ?

Notre organisation est basée sur la mutualisation, c’est à dire que plusieurs secrétaires peuvent intervenir sur votre dossier. Tout d’abord parce que nous accueillons vos correspondants 64h par semaine, 52 semaines par an, ce qui paraît, bien sûr, difficilement conciliable avec les 35h ! Ensuite, parce qu’affecter un nombre réduit de télésecrétaires à un dossier se traduirait mécaniquement par un temps d’attente beaucoup trop long. Nous préférons que plusieurs télésecrétaires répondent à vos clients avec une attente réduite à quelques secondes plutôt qu’une seule secrétaire qui les ferait patienter parfois de longues minutes, le temps de finir l’appel en cours.

Les équipes Thélem sont elle entièrement basée en France ?

L’ensemble de notre équipe est basée sur notre plateau situé à côté de Lyon. Nous disposons de 1 060 m² de bureaux-paysagés à l’isolation acoustique extrêmement soignée.
Nous sommes organisés autour de 2 pôles distincts, un premier réservé a notre clientèle médicale, et le second pour nos clients avocats, immobiliers et toutes autres entreprises.

Quelle est la différence entre un standard téléphonique déporté, un accueil téléphonique externalisé et une permanence téléphonique ?

Outre la sémentique, il n’y a pas vraiment de différence entre ces prestations. Dans tous les cas, il s’agit de confier à un prestataire exterieur la gestion des ses appels. Ensuite, on va plutôt parler de permanence téléphonique le renvoi de vos appels est activé lorsque vous êtes absent du bureau, et de standard ou accueil téléphonique externalisé quand le renvoi est celui du numéro général de l’entreprise… l’essentiel est qu’en fonction de vos besoins nous vous proposerons les services adaptés.

Est-ce que les télésecrétaires Thelem peuvent répondre en anglais ?

Toutes nos secrétaires sont en mesure d’accueillir un correspondant s’exprimant en anglais. En revanche, pour nos clients ou la maîtrise de l’anglais est exigée, nous disponsons d’une équipe de secrétaires parfaitement bilingues.

Doit-on changer de numéro de téléphone en passant par Thelem ?

Non vous conservez votre numéro de téléphone ! Pour nous utiliser il vous suffit de mettre en place un renvoi de vos appels vers le numéro de téléphone que nous vous communiquerons lors de la création de votre dossier. Ce numéro vous est dédié et permet à notre système téléphonique de savoir que l’appel vous concerne.

Quelle est l'amplitude horaire de la prise des appels ?

Nous pouvons prendre en charge vos appels du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi matin de 8h à 12h soit 64h par semaine.

Comment savez-vous qu'un appel concerne notre entreprise/cabinet ?

Lors de la création de votre dossier, nous lui attribuons un numéro de téléphone fixe (SDA) sur lequel vous allez faire le renvoi de vos appels. Lorsqu’un appel se présentera sur votre numéro, notre logiciel de téléphonie va automatiquement ouvrir votre dossier au moment du décroché, permettant ainsi à notre secrétaire d’accueillir votre appelant à votre nom !

Prenez-vous en charge la gestion d'agenda ?

La gestion d’agenda fait partie de nos prestations. Selon si vous êtes professionnel de santé ou non, l’outil sera différent mais la gestion de vos RDV se fera toujours dans le respect de vos consignes

Puis-je activer et désactiver le transfert vers Thelem quand je le souhaite ?

Tout à fait ! Vous gardez la maitrise de l’utilisation de nos services ! l’activation ou la désactivation de votre renvoi peut se faire directement depuis votre téléphone avec la manipulation suivante *21*le numéro communiqué# et pour le désactiver #21#. il est souvent possible également de le programmer depuis l’espace client de votre opérateur téléphonique.

Combien de temps dure l'attente téléphonique pour mes clients/patients ?

Nous nous efforçons de réduire cette attente au minimum mais malgré tous nos efforts il se peut qu’a certains moments comme les lundis matins ou les retours de pont le volume d’appel soit plus soutenu. En moyenne, nous décrochons en 25 secondes pour le pôle médical, et 15 pour le pôle entreprise, mais il s’agit d’un vrai décroché? vos appelants ne seront pas mis en attente par la suite !

Pourrais-je vous donner des consignes pour la prise et le transfert d'appels ou de messages ?

Lors de la signature de votre contrat, nous vous demandons différentes informations sur votre structure et les consignes pour la gestion de vos appels. Vous pouvez par la suite modifier et compléter celles-ci à tout moment et ce sans frais

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