THELEM, l’entreprise de télésecrétariat à Lyon et Villeurbanne en Rhône-Alpes
La perte d’un appel téléphonique porte préjudice à l’entreprise, car cela peut signifier la perte d’un potentiel client. Ainsi, il est important de mettre sur pied un service téléphonique efficace afin de répondre au moindre appel, quelles que soient les conditions. Si vous avez des difficultés à bien vous organiser, vous pouvez confier cette tâche à THELEM, un du télésecrétariat à Lyon. Grâce à son expertise, plus aucun appel ne vous échappe et vous bénéficiez d’une prise en charge personnalisée. L’entreprise de secrétariat téléphonique vous propose ses différents services à Lyon et Villeurbanne.
À qui s’adressent les prestations de THELEM ?
Les services d’accueil téléphonique proposés par THELEM sont à destination des professionnels, tous domaines confondus. De façon générale, pour les entreprises et les professionnels par exemple, nous nous occupons de l’externalisation de votre accueil téléphonique, notamment la réception, la gestion des débordements d’appels ou encore la prise de rendez-vous.
Plus particulièrement, les services de THELEM Lyon se destinent aux avocats et aux professions juridiques afin de donner à votre cabinet une image rassurante et dynamique. Cela vous permet également de libérer du temps pour mieux vous occuper de vos clients. Pour le secteur médical, c’est une expertise bien spécifique que l’entreprise propose afin d’accueillir les patients et fixer les rendez-vous dans votre centre. Les professionnels de l’immobilier aussi sont concernés par le télésecrétariat de THELEM. Constamment sur le terrain, ces derniers perdent énormément d’appels.
Bref, quel que soit votre secteur d’activité, THELEM est votre meilleur partenaire pour l’externalisation de votre secrétariat téléphonique.
Les différents services proposés par THELEM
Le spécialiste du secrétariat téléphonique THELEM vous propose différents types de prestations selon les besoins de votre entreprise. Les solutions qui sont mises à votre disposition sont personnalisables. Elles répondent à des besoins spécifiques.
Pour le « standard externalisé », il s’agit d’une externalisation partielle ou complète de votre standard. Grâce à ce service, vos clients bénéficient d’un accueil téléphonique chaleureux, qui vous garantit une bonne image de marque. THELEM peut également se substituer à votre service client afin de recevoir les nombreux appels qui s’accumulent et empêchent vos collaborateurs de travailler efficacement. Cette prise en charge complète est le gage d’une gestion plus fluide de votre activité.
En tant que spécialistes en secrétariat téléphonique, nous nous occupons également de la gestion des débordements d’appels. En effet, il arrive certaines périodes où l’activité croît et atteint un pic très élevé. Cela se traduit également par une forte demande et un nombre important d’appels pour la passation des commandes par exemple. Grâce à des solutions sur mesure, THELEM vous assure un traitement optimal de ce trop-plein d’appels. Des offres ponctuelles vous permettent également de bien maîtriser votre flux d’appels pendant les situations délicates, comme les absences de votre standardiste ou les congés du personnel.
Le télésecrétariat médical, service phare de chez THELEM, évite aux centres médicaux les attentes des patients, les doubles appels, etc. Nos télésecrétaires fournissent une réponse rapide et professionnelle, dans le but de décongestionner le flux de patients en amont.
Notre toute dernière prestation, et la plus simple d’ailleurs, consiste à créer l’identité sonore de votre entreprise. THELEM met à votre disposition un outil simple pour réaliser des annonces d’accueil téléphonique de qualité. Cette mesure, négligée par certaines entreprises, est cependant essentielle. Elle contribue pleinement au développement de votre image de marque.
En dehors de ce panel d’offres et de prestations, vous bénéficiez de plusieurs autres types de services. Il suffit de vous rapprocher de THELEM afin d’exposer votre problème de gestion des appels. Nous élaborons avec vous une solution sur mesure pour y remédier.
Un télésecrétariat à Lyon pour prendre en charge vos urgences 24h/7j
Nos télésecrétaires prennent également en charge vos appels d’urgence dans le cadre d’une permanence téléphonique en fonctionnement tous les jours et tout le temps. Ce service de hotline vous rend joignable en continu, à moindre coût.
La permanence téléphonique se destine particulièrement aux structures qui entendent rester joignables en dehors de leurs heures d’ouverture. Comme nos autres prestations, elle se personnalise selon votre cahier des charges et vos consignes. Nos télésecrétaires reçoivent une formation individuelle aux spécificités de vos procédures d’urgence ou de service après-vente. Elles ont par ailleurs les compétences pour assurer un service technique de niveau 1. Les appels pris en charge peuvent ainsi déclencher des demandes d’intervention dans le cadre de vos procédures de ticketing.
Vous pouvez suivre l’ensemble des appels pris en urgence par notre astreinte téléphonique grâce à notre système de suivi des interventions. Ce reporting se paramètre ici encore sur-mesure, selon la fréquence d’information que vous préférez. Vous accédez en outre à notre base de données quand vous le souhaitez, afin de suivre au plus près les appels reçus. En cas de nécessité, et selon les priorités que vous nous communiquez, nous pouvons transférer la ligne à vos équipes. Vos usagers ou clients profitent ainsi d’une prise en charge rapide. Là encore, leur satisfaction s’améliore.
Déléguer la prise de rendez-vous à votre prestataire
Une des activités centrales des secrétariats téléphoniques consiste à prendre les rendez-vous. La gestion d’agenda fait partie des principales prestations de notre télésecrétariat à Lyon. Elle s’inscrit dans un objectif global d’optimisation du temps de travail.
Notre offre de prise de rendez-vous et de gestion d’agenda consiste en effet à prendre en charge les rendez-vous pris par téléphone avec vos appelants. Nous centralisons ces rendez-vous téléphoniques au sein d’un seul et même agenda. Vous y trouvez les RDV téléphoniques, mais aussi ceux pris par vos collaborateurs, ou par internet, le cas échéant. Nous travaillons depuis notre solution d’agenda, ou depuis vos agendas Google, ou depuis tout autre agenda numérique classique.
Cet agenda se personnalise bien sûr selon vos préférences, vos contraintes et les spécificités de votre structure. THELEM prend en charge un ou plusieurs agendas, et les synchronise ou pas, selon vos consignes. Nous suivons vos règles sur chaque catégorie de rendez-vous, nous les classons selon vos habitudes. Notre équipe peut aussi prioriser leur enregistrement selon vos typologies d’urgence.
Cette synchronisation des agendas individuels ou partagés améliore l’organisation de votre structure. Elle prévoit un système de rappel de rendez-vous de confirmations, d’annulation et de reports en temps réel. Ces notifications vous apparaissent sous forme de SMS, d’email ou par appel téléphonique, selon vos préférences. Votre équipe accède à ses agendas sur tous les supports : ordinateur, tablette, smartphone.
Par effet rebond, cette optimisation joue aussi sur la satisfaction de vos clients, usagers ou patients. Plus de doublons de RDV, plus d’oublis ni de malentendus : toutes les données sont fiables et rassemblées sur un même support. Cette solution de prise de rendez-vous soulage vos équipes, qui peuvent se recentrer sur leurs activités quotidiennes.
Quels sont les tarifs proposés par THELEM ?
Ce qui distingue THELEM de tous les autres télésecrétariats à Lyon relève de nos prix très concurrentiels. La facturation s’adapte à votre utilisation, c’est-à-dire qu’elle repose prioritairement sur le nombre d’appels décrochés. Cette mesure raisonnable permet de facturer uniquement les appels effectivement pris en charge. Sachant que le recours aux prestations téléphoniques peut être assez variable, la facturation à l’appel est idéale afin de refléter votre utilisation réelle. Ceci permet de fixer le coût de la prestation en toute transparence et sans le moindre écart.
Ainsi, pour bénéficier de cette grille de facturation, vous devez souscrire à un abonnement mensuel de 28 euros HT, qui inclut différents avantages en fonction du type de service choisi. En dehors de cela, pour les services conçus sur mesure, THELEM vous propose une tarification totalement différente, basée sur le nombre d’appels décrochés. À cet effet, il s’agit plutôt d’une facturation basée sur le temps de communication pour les appels de longue durée. Les contrats avec le spécialiste du secrétariat téléphonique sont en outre sans engagement ni préavis
En finalité, THELEM est votre meilleur allié en matière d’accueil et de secrétariat téléphonique. Grâce à son catalogue de services, vous avez de quoi externaliser plus facilement la gestion de vos appels et ceci à un coût très abordable.
