La permanence téléphonique 7/7, 24h/24h : un atout pour votre entreprise

Gestion des clients, prise en charge des patients, tâches administratives… Tant de tâches essentielles sur lesquelles vous devez vous concentrer à 100%. Avec cela, il vous reste peu de temps pour répondre au téléphone ! Cette activité est pourtant essentielle, puisqu’elle vous permet de garder le contact avec vos clients et d’en acquérir de nouveaux. Faire appel à une permanence téléphonique s’avère être la solution qu’il vous faut.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Par définition, une permanence téléphonique est un service externe à votre entreprise ou cabinet, dont le but est de répondre aux appels entrants. L’objet de l’appel est identifié par l’opérateur et ce dernier effectue une action définie selon les consignes qui lui ont été fournies. La personne répondant au téléphone effectue les tâches suivantes : 

• Un accueil téléphonique personnalisé et professionnel ;
• L’identification de la raison de l’appel et l’évaluation de son l’importance ;
• Le transfert de messages ou la redirection vers un interlocuteur spécifique ;
• La gestion des rendez-vous et de l’agenda.

Pourquoi opter pour une disponibilité téléphonique 24h24 et 7j/7 ?

Il y a plusieurs avantages à faire appel aux services d’une permanence téléphonique. Tout d’abord, cela peut être utile si vous êtes une entreprise internationale ou qui souhaite s’exporter à l’international. En effet, votre amplitude horaire devra être plus élargie afin de correspondre aux horaires décalés de vos interlocuteurs. 

Ensuite, faire appel à une permanence téléphonique permet également de se concentrer sur son cœur de métier. En tant que professionnel médical par exemple, vous ne voulez pas passer votre temps à être dérangé par un téléphone qui sonne ! La mise en place d’un service de télésecrétariat peut alors s’avérer comme une solution durable et qualitative, aussi bien pour vous que pour vos patients.

À qui s’adresse le service de permanence téléphonique ?

Que ce soit une PME, une grande entreprise, une profession libérale ou un artisan de n’importe quel secteur d’activité, toute entreprise ayant besoin de gérer des appels entrants peut faire appel à un service de permanence téléphonique. La permanence téléphonique est nécessaire pour apporter une grande qualité de service. 

En détail, voici à qui s’adresse la permanence téléphonique : 

• Les grandes entreprises : celles-ci possèdent souvent déjà un secrétariat dans leurs locaux. Cependant, elles pourraient être intéressées par une permanence opérant même en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise. En effet, la permanence téléphonique est disponible 24h / 24 et 7 jours / 7.
• Les TPE / PME : ce type d’entreprises doit fournir une relation irréprochable et être disponible à tout moment afin de fidéliser la clientèle. Gestion du service après-vente, demande d’informations, édition de devis… Chaque détail compte.
• Les artisans : ne possédant souvent pas de locaux, les artisans peuvent manquer des appels car ils se trouvent sur le terrain. Les services d’une permanence téléphonique leur permettent de se concentrer à 100% sur leur activité.
• Les professions libérales : faisant naturellement appel aux services de télésecrétariat, les professions libérales tirent la majorité de leurs contacts du téléphone.

Les avantages de la présence téléphonique permanente (24/7)

La permanence téléphonique professionnelle 24/7 présente un grand éventail de services. Ces derniers sont très avantageux pour votre entreprise. Voici une liste non exhaustive des avantages apportés par la présence téléphonique permanente : 

Zéro perte d’opportunité : captez la demande au moment où elle naît

Un standard disponible 24h/24 et 7j/7 n’est pas un luxe, c’est un filet de sécurité financier. Les études comportementales montrent que jusqu’à 30 % des prospects contactent une entreprise en dehors des horaires conventionnels (tôt le matin, tard le soir ou durant le week-end). Dans une société de l’instantanéité, un prospect qui tombe sur un répondeur est un prospect perdu. En offrant une réponse permanente, vous transformez ces appels « fantômes » en opportunités concrètes et qualifiées.

Maîtrise des coûts : La performance sans les charges fixes

Vouloir assurer une présence nocturne ou de week-end en interne est un défi budgétaire majeur. Entre les majorations pour heures de nuit, les primes de week-end et les charges patronales, un réceptionniste de nuit coûte en moyenne 40 % plus cher qu’un poste de jour. L’externalisation élimine ces coûts fixes massifs. Vous transformez une dépense structurelle lourde en un coût variable et prévisible, tout en évitant les investissements matériels (postes de travail, logiciels de téléphonie, maintenance) nécessaires à un accueil continu.

Flexibilité totale : Libérez-vous de la gestion RH

Grâce à un modèle basé sur la consommation réelle ou des forfaits adaptés, vous bénéficiez d’une élasticité totale : que vous receviez 10 ou 100 appels un dimanche soir, le service reste fluide et la qualité de réponse constante, sans que vous n’ayez jamais à modifier vos propres plannings de présence.

Qui opère la permanence 24/7 ? L’alliance Humain & IA

Assurer une disponibilité totale repose aujourd’hui sur un modèle hybride intelligent. Ce n’est plus un choix entre l’un ou l’autre, mais une synergie efficace :

• Le relais de l’IA : Elle agit comme un filtre ultra-réactif. L’IA décroche instantanément, identifie l’appelant et qualifie l’urgence. Elle peut répondre aux questions fréquentes ou orienter l’appel sans aucune attente, même à 3h du matin.
• L’expertise humaine : Pour les situations complexes ou émotionnelles, le télésecrétaire prend le relais. Formé à votre métier, il apporte l’empathie et le discernement que seule une voix humaine peut offrir.

Le résultat ? Une réactivité machine couplée à une chaleur humaine. Cette complémentarité garantit que 100 % de vos appels reçoivent une réponse pertinente, sans les erreurs liées à la fatigue d’un standard nocturne classique.

Comment choisir sa permanence téléphonique ?

Il y a plusieurs critères à prendre en compte pour choisir sa permanence téléphonique. Tout d’abord, comme pour n’importe quel produit ou service, vous pouvez regarder les avis clients. Ceux-ci doivent être vérifiés afin de démontrer leur fiabilité. Vous pourrez ainsi comparer les différents avis sur les prestataires du marché et choisir la meilleure offre correspondant à vos besoins !

Pour bien choisir sa permanence téléphonique, il est nécessaire de bien identifier les besoins de son entreprise. Avez-vous besoin d’un service en continu ? Seulement à certaines heures de la journée ? Avez-vous besoin d’un service bilingue pour votre clientèle ? Une fois que vous avez fait le bilan des nécessités dont votre entreprise à besoin, choisissez le prestataire de service qui vous convient le mieux ! 

Thelem, votre partenaire expérimenté dans l’externalisation de votre permanence téléphonique

Spécialiste de l’accueil téléphonique depuis 1985, THELEM est le partenaire fiable et expérimenté pour gérer votre permanence téléphonique externalisée. Découvrez nos solutions sur-mesure et profitez de l’expérience et du professionnalisme de nos télésecrétaires pour l’externalisation de votre accueil téléphonique.

Nos domaines d’activités

• Télésecrétariat Juridique
• Télésecrétariat Médical
• Télésecrétariat Immobilier
• Télésecrétariat Entreprises et professionnels

Les questions fréquemment posées (FAQ)

À qui s’adresse Thelem ?

L’externalisation de la réception d’appels s’adresse aux professionnels de tous domaines qui souhaitent optimiser leurs activités en gérant au mieux leur réception d’appels.

Une seule télésecrétaire est-elle affectée à mon entreprise ?

Notre organisation fonctionne grâce à la mutualisation. Cela signifie que plusieurs télésecrétaires peuvent travailler sur le dossier. Tout d’abord parce que nous accueillons vos correspondants 64 heures par semaine, 52 semaines par an. 

Affecter un petit nombre de télésecrétaires à un dossier peut fortement augmenter les temps d’attente. Il est préférable d’avoir plusieurs télésecrétaires pour répondre à vos clients, ce qui réduit les temps d’attente à quelques secondes.

Les équipes Thelem sont-elles entièrement basées en France ?

Toute notre équipe est basée près de Lyon. Nous sommes organisés autour de deux piliers distincts. Le premier est destiné aux clients médicaux et le second aux avocats, clients immobiliers et autres entreprises.

Quelles sont les différences entre un standard téléphonique déporté, un accueil téléphonique externalisé et une permanence téléphonique ?

Il n’y a pas de réelle différence entre ces services. Dans tous les cas, il s’agit de sous-traiter la gestion de vos appels à un fournisseur de services externes. Nous parlerons davantage de permanence téléphonique lorsque le renvoi d’appel est activé quand vous êtes absent.

Le service de secrétariat externalisé permet d’avoir une gestion complète des appels, des rendez-vous et de l’ensemble de l’agenda de l’entreprise. Cette solution remplace le recrutement d’une secrétaire interne à l’entreprise. La permanence téléphonique est aussi proposée dans le cadre d’un secrétariat externalisé. Selon vos besoins et votre budget, la solution du secrétariat externalisé ou de la permanence téléphonique paraîtra plus adéquate qu’une autre.

Les télésecrétaires Thelem peuvent-elles répondre en anglais ?

Toutes nos télésecrétaires sont en capacité d’avoir des correspondants anglophones. D’autre part, pour les clients qui ont besoin d’un anglais courant, nous avons une équipe de télésecrétariat bilingue complète.

Quel est le temps d’attente pour les appelants ?

Nous faisons de notre mieux pour maintenir le temps d’attente entre deux appels à moins d’une minute. En moyenne, il faut 25 secondes pour arriver à un pôle médical et 15 secondes à un pôle affaires. Il arrive toutefois que nos télésecretaires rencontrent des périodes où les appels sont plus nombreux, comme le lundi matin ou les retours de pont.

Faut-il changer de numéro de téléphone pour utiliser Thelem ?

Avec Thelem, le numéro de téléphone reste le même ! Il vous suffit de mettre en place un renvoi d’appel vers le numéro de téléphone renseigné lors de la création du dossier. Ce numéro vous est attribué et permet au système téléphonique de reconnaître que l’appel vous concerne.

Sur quelle amplitude horaire prenez-vous en charge nos appels ?

Afin d’assurer la continuité de vos services, Thelem propose une permanence téléphonique disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Comment différenciez-vous les différents appels entrants ?

Lors de la création du dossier, un numéro de téléphone fixe (SDA) vous sera attribué vers lequel les appels seront renvoyés. Lorsque votre numéro reçoit un appel, le logiciel du téléphone ouvre automatiquement votre dossier lorsque vous répondez à l’appel.

Le transfert d’appels vers Thelem est-il désactivable et activable à souhait ?

Tout à fait ! Vous restez maître de l’utilisation de notre service ! Vous pouvez activer ou désactiver le renvoi directement depuis votre téléphone en tapant *21*le numéro fourni# et #21# pour le désactiver. Dans de nombreux cas, il peut également être programmé depuis l’espace client de l’opérateur téléphonique.

Pouvons-nous vous transmettre des consignes spécifiques pour le traitement de nos appels ?

Lors de votre inscription, nous vous demanderons différentes précisions sur votre structure et la gestion de vos appels. Après cela, vous pouvez les modifier et en ajouter à tout moment gratuitement.