6 cas où la permanence téléphonique à distance s’impose

En cas de difficulté dans l’organisation quotidienne d’une entreprise, on ne pense pas systématiquement que le problème peut venir du secrétariat téléphonique. Et pourtant, nombre de dysfonctionnements du standard peuvent impacter la productivité de vos équipes, votre réputation et par extension votre fidélisation client.

Paradoxalement, ces problématiques surviennent souvent alors même que votre structure se porte bien. Vous vous développez à l’étranger et votre secrétariat n’est plus adapté au format international. Vous avez un afflux d’appels entrants et l’accueil ne réussit pas à l’absorber. Il serait dommage qu’une situation de croissance en vienne à nuire à la satisfaction de vos clients !

Voici une série de situations, bonnes comme mauvaises, qui montrent qu’une permanence téléphonique à distance s’impose.

1 / Vous ne maîtrisez pas les pics d’appel

Votre secrétariat téléphonique actuel fait face à des périodes de débordements des appels entrants ? Vous avez lancé une opération promotionnelle et votre équipe téléphonique ne suffit pas à éponger le surplus d’appels ? Vous accusez une absence dans votre équipe de secrétaires et votre accueil téléphonique sature ?

Cette situation peut être particulièrement néfaste pour votre entreprise. Entre appels laissés sans réponses et temps d’attente agaçants, vous risquez de perdre les prospects que ce pic d’appels devrait vous faire gagner. Vous délaissez aussi vos clients habituels, en portant un coup conséquent à leur satisfaction client.

Recourir à un service de télésecrétariat téléphonique vous permet d’éponger les pics d’appels, quelle que soit la période de l’année. Votre accueil téléphonique opère en continu. Aucun client ou prospect ne reste donc sans réponse.

2 / Vous ne voulez pas trop dépenser en secrétariat téléphonique

Le recrutement d’une secrétaire téléphonique représente un coût non-négligeable. Vous constatez, en outre, que les charges salariales, les congés payés et le matériel représentent des dépenses trop conséquentes. C’est un des signes principaux que vous avez besoin d’une permanence téléphonique à distance.

Les permanences téléphoniques incarnent des solutions flexibles, adaptées à vos besoins réels. Pas besoin d’un temps plein, ni même d’un temps partiel. Vous choisissez sur quels horaires vous avez besoin qu’une télésecrétaire prenne le relais de vos appels. Dans les meilleurs cas, les offres de standard téléphonique externalisées sont d’ailleurs sans engagement. Chez Thelem, nous allons même plus loin, en proposant des tarifs d’appels dégressifs, avec des prestations payées à la carte.

3 / Vous ouvrez des filiales à l’international

Si vous avez la chance de développer votre entreprise à l’étranger, il devient urgent de vous doter d’une télésecrétaire bilingue. Les prestataires d’accueil téléphoniques professionnels comptent dans leurs rangs des secrétaires formées dans plusieurs langues. Elles accueillent donc les requêtes de vos clients étrangers avec savoir-faire, et ce même si le problème exposé est complexe ou technique. De quoi vous différencier de la concurrence, en apportant à vos nouveaux prospects la considération qu’ils méritent.

Opter pour l’internationalisation de l’accueil téléphonique de votre entreprise c’est également vous assurer que le décalage horaire ne menace pas votre service client. Dans le cas de Thelem, nos télésecrétaires lyonnais et lyonnaises opèrent de 8h à 20h en semaine. Une large plage horaire, qui permet de proposer vos services à l’étranger.

4 / Vous avez besoin d’une permanence téléphonique à distance si vous perdez des clients

On sous-estime souvent l’impact que peut avoir le secrétariat téléphonique sur le comportement des clients. Une ou un standardiste débordé peut laisser des appels en attente ou sans réponse. Un répondeur saturé bloque l’enregistrement de nouveaux besoins prospects. Quoi qu’il en soit, vous perdez des opportunités commerciales, probablement au profit de la concurrence.

Investir dans une solution d’externalisation du secrétariat téléphonique, c’est offrir à vos clients un accueil téléphonique professionnel et sans interruption. Les télésecrétaires Thelem travaillent du lundi au vendredi, de 8h à 20h, et le samedi de 8h à midi. Elles ne laissent jamais un appel entrant sans réponse : tous sont traités, sans exception. Un client qui appelle hors de ces horaires d’ouverture dispose en outre de trois solutions, selon vos préférences : laisser un message vocal, envoyer un email ou appeler sur les bonnes heures.

Choisir une solution de permanence téléphonique made in France comme Thelem vous assure en outre un service client à toute épreuve. Nos secrétaires opèrent toutes depuis un plateau lyonnais, dans des bureaux isolés acoustiquement. Ils et elles sont briefés sur vos préférences en termes d’orientation client et de prise de messages, pour un service à la hauteur de vos attentes. Cette prestation joue positivement sur la réputation de votre entreprise, qui nourrit ainsi la fidélisation clients.

5 / Vous n’avez plus le temps pour votre cœur de métier

Auto-entrepreneur, vous gérez vos appels entrants seul. C’est souvent le cas des petites agences immobilières, par exemple. Vous avez régulièrement l’impression de passer plus de temps au téléphone qu’à faire votre métier, et cette expérience vous mine. Autre possibilité : votre équipe se charge de l’accueil téléphonique en plus de ses autres missions, si bien que les tâches à forte valeur ajoutée sont délaissées au profit des appels entrants.

La santé de votre entreprise ne peut se satisfaire de ce genre de situation. Recourir à une permanence téléphonique à distance vous décharge du secrétariat au profit de vos activités réelles. Mieux encore : vos clients ont besoin de professionnels de l’accueil standard pour être accueillis dignement. Le recours au télésecrétariat vous libère de cette tâche chronophage, tout en s’adaptant à vos périodes de rush.

6 / Vous êtes en vacances, en arrêt maladie ou en congé parental

Le grand avantage des solutions de permanence téléphonique réside dans leur souplesse. Quelle que soit la raison de votre absence au travail, vous pouvez prévoir un accueil téléphonique externalisé pour cette période. Nos téléopérateurs s’adaptent ensuite à vos besoins.

Les appels sont classés par ordre de priorité : vous n’êtes mis au courant que des urgences que vous avez vous-mêmes définies. Les secrétaires vous en font rapport par email ou par SMS, selon vos préférences. Elles savent quelles informations importantes pour vous aident à prendre une décision face au contenu de l’appel. Bien évidemment, les secrétaires téléphoniques s’assurent aussi d’utiliser les formulations de politesse qui ont votre préférence.