4 conseils pour optimiser sa gestion du temps de travail

Optimiser la gestion de son temps de travail, c’est d’abord réussir à se consacrer aux activités planifiées. Une bonne gestion du travail en entreprise réclame donc de prioriser les tâches pour gagner en productivité. Il en va de la réussite de la société, mais aussi de votre bien-être personnel. Oui, mais comment faire quand certaines missions chronophages nous reviennent malgré tout ? Et comment faire face aux imprévus ? Voici 4 conseils pour mieux organiser votre temps en prenant en compte ce type de difficultés.

Se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée

Dirigeant comme employé rencontrent des tâches plus ou moins créatrices de valeur dans leurs journées. Travailler sur les activités essentielles pour le bon fonctionnement de l’entreprise revient souvent à se concentrer sur son cœur de métier. Pour optimiser la gestion du temps de travail de chacun, il convient donc d’éviter de délayer les efforts.

Une des principales règles pour bien organiser les journées consiste ainsi à favoriser le métier de chacun. Les dirigeants peuvent par exemple choisir de ne participer qu’aux réunions stratégiques. Un médecin peut quant à lui décider de déléguer la gestion de son secrétariat téléphonique médical. Un agent immobilier n’a par ailleurs pas forcément intérêt à planifier ses rendez-vous lui-même. Surtout si la majorité de ses journées se passe sur le terrain.

Déléguer les tâches chronophages

Cette première démarche s’accompagne logiquement d’une autre. Pour optimiser votre temps de travail, vous devez déléguer les missions qui ne correspondent pas à votre cœur de métier. Ou les activités tellement chronophages qu’elles vous privent du temps dont vous auriez besoin pour d’autres missions prioritaires.

Le secrétariat téléphonique, une tâche facilement délégable

Connaissez-vous la loi de Sune Carlson ? Il s’agit d’une théorie selon laquelle séquencer une tâche nous rend moins performant et consomme plus d’énergie que de la traiter d’un coup. Cette règle implique donc d’être prêt à travailler en continu. Elle réclame, surtout, de ne pas se voir dérangé une fois lancé dans une activité donnée.

Si, souvent, déléguer demande une réflexion en amont, il existe des tâches pour lesquelles la question ne se pose pas. Si votre structure éponge régulièrement des débordements de ligne téléphonique, l’externalisation de votre secrétariat s’impose. Un service de télésecrétariat vous permet de professionnaliser l’accueil téléphonique de vos clients ou patients, tout en gagnant du temps.

C’est aussi une solution toute trouvée pour enfin hiérarchiser les appels entrants selon leur degré d’urgence. Une permanence téléphonique externalisée ne vous transmet que les appels que vous catégorisez vous-mêmes comme urgents. Les autres vous sont transmis sous la forme qui vous arrange. SMS, email, c’est vous qui choisissez. Choisir une prestation de permanence téléphonique vous permet également d’organiser vos absences à l’avance, et notamment les périodes de congés.

Se libérer de la prise de rendez-vous téléphonique

L’autre mission qui peut être déléguée sans se poser de question concerne la prise de rendez-vous. La plupart des professionnels concernés par la prise de rendez-vous manquent de temps pour réceptionner tous les appels. Pour améliorer leur gestion du travail quotidien, ces professionnels gagnent toujours à externaliser la prise de rendez-vous.

Dans ce cas, un ou une télésecrétaire accède à leurs agendas en ligne pour planifier les rendez-vous. Le professionnel reçoit alors des notifications quand un rendez-vous est planifié, imminent, reporté ou annulé. De quoi y voir clair dans son planning à court et long terme, sans perdre de temps à l’organiser soi-même.

Réserver du temps et prévoir des solutions pour la gestion des imprévus

Bien organiser son temps de travail, c’est aussi anticiper la survenue éventuelle d’urgences, de retards ou d’inattendus. Si votre planning est rempli à 100%, les imprévus ne peuvent être qu’un facteur de stress. Si, au contraire, vous réservez un créneau quotidien dédié à la gestion des événements non-planifiés, vous gagnez en sérénité. Vous vous offrez aussi le temps de réflexion que le contexte réclame.

Optimiser sa gestion du temps, c’est également avoir les outils pour gérer l’inattendu. Il existe des logiciels de gestion du temps professionnels, par exemple. Ceux-ci permettent de visualiser la répartition des plannings selon les missions, pour rationaliser le travail.

L’externalisation du télésecrétariat peut aussi servir de solution ponctuelle pour gagner du temps. Que vous enregistriez un afflux conséquent d’appels entrants ou que vous traversiez une période de rush, externaliser votre accueil téléphonique simplifie votre organisation.

Optimiser sa gestion du temps de travail, c’est aussi faire des pauses

La pause n’est pas le premier réflexe des professionnels très investis dans leur métier, mais elle s’avère pourtant nécessaire. Travailler davantage pour rattraper du retard, c’est prendre le risque de travailler mal, ou de verser dans le surmenage. C’est aussi nourrir une difficulté à se déconnecter. Celle-ci mène cependant parfois au burnout.

Comment s’obliger à faire des pauses ? En les planifiant, d’une part. L’autre règle qui devrait rester intangible consiste en outre à maintenir la frontière entre vie professionnelle et vie privée.

Vous pensez peut-être avoir de bonnes raisons de travailler sur votre temps personnel. Vos clients relèvent d’un autre fuseau horaire ? Ils ont cette fâcheuse tendance à vous contacter après leurs heures de bureau, donc en soirée ? Sachez qu’un télésecrétariat comme celui de Thelem opère de 8h à 20h en semaine. Vous avez donc toutes les raisons de garder votre temps personnel pour votre vie personnelle.

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