Pourquoi externaliser votre secrétariat médical ?

Pourquoi externaliser votre secrétariat médical ?

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Externaliser certaines prestations comme l’accueil téléphonique est une pratique de plus en plus courante.

Qu’en est-il dans le domaine de la santé ? Quelles sont les raisons qui conduisent un cabinet médical à confier certaines tâches à une secrétaire médicale à distance ?

Être un professionnel de santé aujourd’hui n’est pas chose simple. La diminution de l’offre médicale, l’évolution du comportement des patients, la crise sanitaire que nous traversons… sont autant de facteurs qui rendent l’exercice de la médecine compliqué.

En effet, selon le panel d’observation des pratiques et conditions d’exercice en médecine générale, 8 médecins sur 10 déclarent avoir des difficultés pour répondre aux sollicitations des patients. Nombreux sont ceux qui déclarent devoir allonger leur journée de consultations ou refuser de nouveaux patients.

Certains spécialistes ont des plannings surchargés : dermatologues, ophtalmologues, pédiatres, gynécologues. Cette surcharge a pour conséquence des délais très longs pour obtenir un rendez-vous médical.

 Alors en quoi un secrétariat téléphonique médical peut-il vous aider ?

Souscrire aux services d’un secrétariat médical externalisé est une alternative efficace au recrutement d’une secrétaire médicale présente au cabinet.

Bien sûr, celle-ci pourra effectuer différentes missions comme l’accueil physique de vos patients ou diverses tâches administratives. Mais cela se révèle souvent être une solution coûteuse et contraignante d’un point de vue des ressources humaines. Le contexte actuel nécessite la mise en place de solutions agiles et souples. Ces dernières doivent permettre de s’adapter très rapidement aux contraintes imposées par l’actualité tout en respectant votre organisation.

C’est pourquoi mettre en place un contrat avec un secrétariat médical téléphonique a de multiples avantages.

Le premier est la garantie d’avoir une télésecrétaire médicale disponible pour répondre à vos appels. Vous êtes totalement disponible pour vos patients et vous évitez les nombreux rappels à faire à la fin de votre journée de consultations. 

Thelem propose une plage de réponse élargie, de 8h à 20h du lundi au vendredi ainsi que le samedi matin de 8h à 12h. Cela prend tout son sens quand on sait qu’une étude Harris Interactive pour Santéclair a démontré que la facilité à joindre un médecin serait le 3ème critère le plus important dans le choix d’un médecin pour un patient.

Certains médecins font le choix de mettre en place des messageries invitant à prendre rendez-vous en ligne sur des plateformes telles que Doctolib, ou d’appeler le 15 en cas d’urgence. Cependant, ces pratiques ne sont pas toujours bien perçues par les patients et génèrent une certaine défiance à l’égard de leur médecin en donnant un sentiment de manque de disponibilité.

La permanence téléphonique médicale permet d’avoir un accueil humain, avec une télésecrétaire qui saura faire preuve d’empathie et d’écoute envers les appelants. En cette période troublée de confinement et distanciation sociale, cet aspect prend tout son sens.

Cette solution permet également au médecin de rester joignable pour les appels importants provenant de confrères, laboratoires, pharmacies etc.…Si les consignes transmises l’indiquent, un transfert d’appel sur une ligne directe ou un portable est possible.

N’ayez pas peur de déléguer !

Un télésecrétariat médical de qualité est en capacité de gérer vos appels comme s’ils étaient pris en charge par une secrétaire salariée du cabinet.

Chez Thelem, nous pouvons personnaliser chaque dossier, avec des instructions pouvant s’appliquer à différents niveaux. Nous pouvons avoir des consignes générales pour le cabinet telles que des précisions pour y accéder, les moyens de paiement acceptés ou toutes autres informations utiles à transmettre à l’appelant pour son rendez-vous. Chaque médecin peut également nous communiquer la façon dont il souhaite que nous gérions son planning avec des consignes pouvant être adaptées jusqu’au motif de consultation !

Les outils utilisés permettent une communication fluide et efficace entre le secrétariat médical et le cabinet. En effet, il existe un espace d’échange par le biais de notes. Cela fonctionne comme un fil de discussion permettant d’identifier ce qui est lu, traité ou non. Efficace pour assurer un bon suivi ! 

Alors n’hésitez pas à tester ces solutions en confiant la gestion de votre accueil téléphonique et de votre agenda à notre équipe de télésecrétaires expérimentées.  Chez Thelem, nos contrats sont sans engagement ni préavis et l’abonnement est offert le 1er mois !

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