Télésecrétariat médical, prise de rendez-vous en ligne ou permanence téléphonique ?

Télésecrétariat médical, prise de rendez-vous en ligne ou permanence téléphonique ?

Accueil des patients et gestion des RDV médicaux… quelle solution choisir ?

Quelle que soit la spécialité exercée : médecins généralistes, dentistes, gynécologues, ophtalmologues, cardiologues, dermatologues…mais également dans le domaine paramédical : ostéopathes, kinésithérapeutes, podologues, sages-femmes… La gestion des appels téléphoniques est un véritable sujet et se révèle très chronophage.

Les professionnels de santé ont le choix entre différentes possibilités leur permettant d’offrir à leurs patients un accueil téléphonique de qualité comme avoir une secrétaire au cabinet, proposer la prise de RDV en ligne ou encore recourir à un télésecrétariat médical.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, toutes ces solutions se complètent et s’inscrivent dans une démarche d’optimisation de la gestion d’un cabinet.

Si la présence d’une secrétaire comporte beaucoup d’avantages comme celui de pouvoir effectuer diverses tâches administratives, souvent elle ne suffit pas à répondre à la problématique du flot d’appels entrants.

De plus en plus de praticiens se tournent vers des prestataires qui proposent la prise de RDV en ligne tel que Doctolib. Ce service qui est de plus en plus plébiscité par les patients leur permet de gérer leur RDV en toute autonomie et à tout moment. Les services associés comme le rappel de RDV par sms et mail réduisent efficacement les désistements et permettent, grâce à la mise en place d’une liste d’attente automatique, d’optimiser le remplissage des agendas des médecins.

Qu’en est-il du renvoi d’appel vers une permanence téléphonique pour la gestion des RDV ? 

Parce que beaucoup de cabinets n’ont pas de secrétaire, qu’elle n’est pas là 64h par semaine, 52 semaines par an, qu’elle ne peut pas gérer à la fois tous les appels, assurer l’accueil physique des patients, ainsi que les diverses tâches dont elle a la charge, transférer tout ou partie de ses appels à un télésecrétariat médical prend tout son sens.

Prenons l’exemple d’un dentiste qui travaille à 4 mains avec son assistante, renvoyer les appels vers un standard externalisé qui pourra prendre les messages téléphoniques et les faire suivre sera d’une grande aide pour se dégager du temps tout en améliorant la satisfaction de ses patients. Les télésecrétaires pourront même transmettre des informations qui permettront d’éviter à l’assistante de rappeler certains patients, comme c’est le cas en ce moment avec la crise sanitaire où certains actes ne sont pas assurés.

Dans le cadre de la prise de RDV en ligne, certains patients un peu plus âgés ou moins à l’aise avec internet préfèreront avoir une secrétaire au téléphone pour prendre RDV. D’ailleurs, dans le sens inverse, grâce à la mise en place de services tels que la diffusion d’un message d’attente, certains appelants préfèreront se tourner vers la prise de RDV en ligne pour éviter d’attendre avant qu’une secrétaire médicale ne prenne l’appel.

Un autre avantage des permanences téléphoniques est l’amplitude des horaires de réponse, ceux-ci assez larges, permettent aux personnes de joindre le cabinet sur des plages plus étendues et ainsi répartir les appels tout au long de la journée, la prise de RDV en ligne pouvant prendre le relais par la suite.

Comme vous l’aurez compris, toutes ces solutions ont pour vocation de faciliter l’accès aux soins des patients tout en permettant d’optimiser l’organisation du cabinet, des agendas des médecins ou praticiens. L’accueil téléphonique étant la vitrine d’un cabinet, celle-ci doit renvoyer une image de compétence et d’efficacité !