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Télésecrétariat médical

Gagnez du temps et de l’efficacité en nous confiant tout ou partie de votre secrétariat téléphonique !

Que vous soyez médecin généraliste, kinésithérapeute, spécialiste en radiologie ou en urologie, vous êtes concerné par le temps nécessaire à la gestion de vos appels téléphoniques et de votre agenda.

Les établissements de santé, maisons de retraites et laboratoires de biologie médicale doivent également faire face à une hausse croissante de la demande de prise en charge et ne peuvent pas toujours engager des secrétaires médicales expérimentées.

Nos secrétaires médicales spécialisées dans la prise de RDV pour les professionnels de santé, accueillent avec professionnalisme et courtoisie vos patients dans le respect de vos consignes.

Que ce soit en complément, renfort, ou jusqu’à l’externalisation complète de votre accueil téléphonique, nos solutions de télésecrétariat médical vous permettent de vous recentrer sur vos patients et ainsi optimiser l’organisation et la gestion de votre cabinet tout en vous garantissant un accueil de qualité !

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En savoir plus ?

Comment se passe le télésecrétariat médical avec Thelem ?

La première phase qui est essentielle pour la qualité de la prise en charge de vos appels repose sur la collecte de vos consignes pour la gestion de vos RDV. Lors du montage de votre dossier, nous vous posons différentes questions nous permettant de bien comprendre votre organisation et vos spécificités dans la gestion de votre agenda.

Une fois cela fait, nous sommes prêts à accueillir au nom de votre cabinet, vos patients et ce rapidement ! En effet, avec notre solution de permanence téléphonique médicale, la majorité de vos appels sont décrochés avant 25 secondes.

Que se passe-t-il chez THELEM lorsque aucune télésecrétaire médicale n’est disponible ? Après 5 sonneries, un pré-décroché, qui peut être personnalisé au nom de votre cabinet, prie votre correspondant de patienter quelques instants ou l’informe de la possibilité de prendre RDV en ligne si cela est possible. La plupart de vos appels seront pris en charge dans la minute qui suit, y compris en période de fort trafic, le lundi matin, et en fonction de leur ordre d’arrivée. Exceptionnellement vous serez confrontés à une attente plus longue lors des retours de ponts, ou en cas d’épidémie de grippe par exemple.

Une fois l’appel décroché, la secrétaire va pouvoir traiter l’appel en fonction de vos consignes, en positionnant un RDV ou en vous adressant une note dans la messagerie de l’agenda. Concernant l’agenda, nous avons fait le choix d’utiliser celui proposé par Doctolib, qui est un outil performant, intuitif et surtout agréé « hébergement de données de santé ».

Nous pouvons également vous transmettre certains appels comme ceux de vos confrères, ou une demande urgente si cela fait partie de vos instructions.

Vous souhaitez annuler, reporter un RDV, nous pouvons nous charger de prendre contact avec votre patient pour organiser cela !

Que se passe-t'il pour vous ?

Quels sont les bénéfices du télésecrétariat médical pour vous ?

Recourir à nos services de secrétariat médical à distance comporte de multiples avantages !

Votre temps est précieux et nous le savons. Vous avez besoin de personnes de confiance pour gérer votre agenda et répondre aux appels téléphoniques de manière rapide et qualitative.

Les secrétaires médicales formées et spécialisées de Thelem garantissent une réponse manière quasi instantanée de à l’ensemble de vos appels  ! Elles organisent un filtrage des appels efficace pour économiser votre temps : vous êtes informé de l’identité de votre correspondant avant de décrocher.

En effet, notre taux de décroché proche de 90% permet de prendre en charge la quasi totalité de vos appels et donc d’optimiser votre activité ainsi que votre planning !

De 8h à 20h du lundi au vendredi, de 8h à 12h le samedi, rendez-vous, renseignements, filtrage d’appels urgents, la majorité de vos appels sont pris en charge avant 25 secondes !

Nous restons également facilement en contact grâce à la messagerie intégrée de l’agenda Doctolib qui permet d’échanger efficacement. Vous souhaitez nous transmettre une consigne, une information ? Vous pouvez le faire à tout moment depuis l’application Doctolib qui est accessible 24h/24, 7j/7 !

Un agenda performant, une meilleure prise en charge de vos appels, plus de temps pour vos patients et votre activité… Tous ces éléments contribuent à l’amélioration de l’efficience de votre cabinet ou structure médicale.

 

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Les questions fréquentes autour du télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical est une ressource précieuse pour les professionnels de la santé. Il offre un éventail d’avantages qui améliorent la gestion de leur pratique et la qualité des soins qu’ils fournissent. Géré par des télésecrétaires médicales qualifiées, ce service s’adapte aux besoins spécifiques de chaque professionnel.

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical est un service externalisé qui consiste à déléguer la gestion de tâches administratives liées à la pratique médicale, telles que la prise de rendez-vous, la gestion des appels, la facturation, et la gestion de l’agenda, à des télésecrétaires médicales qualifiées.

Comment fonctionne le télésecrétariat médical ?

La prestation de télésecrétariat médical fonctionne en fonction des besoins des professionnels de santé. Les télésecrétaires médicales peuvent gérer les appels, prendre des rendez-vous, envoyer des rappels, et assurer diverses tâches selon les consignes du professionnel de santé.

Le télésecrétariat médical est-il rentable pour les professionnels de santé ?

Oui, le télésecrétariat médical peut être plus rentable que l’embauche d’un secrétaire à temps plein, car les coûts sont basés sur l’utilisation réelle du service, ce qui permet de réduire les dépenses administratives.

Les services de télésecrétariat médical sont-ils disponibles en dehors des heures de travail normales ?

Oui, la plupart des services de télésecrétariat médical sont disponibles 24/7, ce qui permet aux patients de prendre rendez-vous ou de poser des questions à tout moment.

Comment choisir un service de télésecrétariat médical ?

Pour choisir un service de télésecrétariat médical, vous devriez tenir compte de vos besoins spécifiques, de la réputation de l’entreprise, des tarifs, de la qualité de la formation des télésecrétaires, et de la flexibilité du service pour vous assurer qu’il répondra à vos attentes.

Quelle est la sécurité des données avec un service de télésecrétariat médical ?

Les opératirces du télésecrétariat médical sont tenues de respecter les lois sur la protection des données et de mettre en place des mesures de sécurité pour garantir la confidentialité des informations médicales des patients.

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Le PLUS Thelem !

Pourquoi choisir Thelem pour votre télésecrétariat médical ?

Il existe de nombreux télésecrétariats médicaux sur le marché, pourquoi choisir Thelem ?

Notre expérience ! Thelem est une des sociétés pionnières dans le métier de la permanence téléphonique médicale. Depuis 1985, nous accompagnons un grand nombre de professionnels de santé de toutes spécialités dans leur activité.

Notre équipe de secrétaires médicales bénéficie d’une forte expérience dans le télésecrétariat médical. Fait suffisamment rare pour être souligné, l’ancienneté moyenne de notre équipe est de 9 ans ! Dédiées à nos clients professionnels de santé, elles maîtrisent parfaitement l’agenda et la gestion des appels de patients.

La qualité de nos services ! Jamais vos patients ne seront mis en attente après le décroché ! Vous avez tous été confrontés, en appelant un cabinet médical, à une secrétaire qui vous a répondu certes rapidement pour vous mettre aussitôt en attente parfois de longues minutes. Cela ne vous arrivera jamais chez THELEM ! Avec notre solution de secrétariat téléphonique médical, nous gérons le flux d’appel en ACD mono-ligne : une télésecrétaire THELEM n’aura jamais à gérer un double-appel, ni mettre en attente un correspondant.

  • Elles sont totalement concentrées sur l’écoute de vos patients
  • Elles ne risquent pas de faire d’erreur en jonglant avec les appels et leurs conditions de travail sont beaucoup plus confortables, cela explique notre ancienneté moyenne largement supérieure à celle de la profession !
  • Elles respectent scrupuleusement vos consignes

La performance de l’agenda ! l’agenda Doctolib est un outil développé et parfaitement adapté pour les professionnels de santé mais également pour notre activité de télésecrétariat. Nous pouvons y reporter toutes vos consignes, que ce soit pour votre cabinet, par médecin si nécessaire et même jusqu’au motif de consultation… Grâce à cela, nous pouvons prendre en charge vos appels comme si nous faisions partie de votre cabinet et dans le plus grand respect de la loi sur la protection des données de santé.

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