Comment mettre en place un accueil téléphonique permanent dans son entreprise ?
De nombreuses entreprises envisagent de lancer un accueil téléphonique permanent. Cette solution vous rend accessible aux clients, et ce y compris hors des heures d’ouverture. Un standard téléphonique efficace renforce par ailleurs la crédibilité de l’entreprise, en teintant ses interactions d’une couche de professionnalisme. C’est aussi une solution performante pour améliorer la qualité du service client. Reste à trouver la façon la plus pratique pour vous d’installer une permanence téléphonique performante.
Les étapes essentielles de la mise en place d’un accueil téléphonique permanent
L’installation en interne d’une permanence téléphonique requiert de suivre un certain agenda. Avant toute démarche d’embauche ou d’achat, nous vous conseillons de définir précisément vos besoins. Quel volume d’appels votre entreprise doit-elle absorber ? Quelle disponibilité horaire demande votre clientèle ? Avez-vous le budget pour recruter un ou une secrétaire capable d’accueillir ces appels entrants ?
Une fois ce terrain déblayé, reste à choisir si vous recrutez une personne dédiée à l’accueil téléphonique ou si vous faites appel à un prestataire. Vous avez probablement des employés en interne capables d’effectuer la mission. Leur ajouter cette tâche chronophage les éloignerait cependant de leurs cœurs de métier.
Si vous choisissez au contraire d’embaucher un ou une opératrice téléphonique, pensez à consulter la convention collective de votre secteur d’activité au préalable. Celle-ci précise les salaires minimaux, mais aussi les avantages sociaux. Vous allez également devoir anticiper les charges sociales et patronales, et budgéter l’achat du matériel, et notamment d’un système téléphonique professionnel.
Si, néanmoins, l’embauche vous paraît trop onéreuse, vous pouvez aussi externaliser votre permanence téléphonique.
Externaliser son accueil téléphonique : une solution souple et pas chère
L’externalisation des standards téléphoniques se généralise, tant cette solution est flexible. Un prestataire d’accueil téléphonique vous laisse par exemple le choix de l’éventail horaire sur lequel vous souhaitez rester joignable :
- 24h/24 7j/7 : vous profitez d’une hotline qui prend en charge les appels urgents et moins urgents, ainsi que votre service client. Certains prestataires peuvent en outre fournir un SAV de niveau 1.
- La “permanence téléphonique” au sens littéral couvre vos appels en semaine. Chez Thelem, celle-ci s’effectue de 8h à 20h, ou optionnellement de 7h à 21h. Nos téléopératrices prennent également vos appels entrants le samedi matin.
- Les solutions de prise en charge ponctuelles des appels vous permettent de gérer les pics d’activité pendant les périodes chargées.
À cette flexibilité logistique, s’ajoute une grande capacité d’adaptation aux spécificités de votre métier. Les équipes de télésecrétariat se forment à votre vocabulaire et à votre organigramme. Elles se plient à la priorisation des appels et des interlocuteurs que vous nous transmettez. Elles vous aident également à définir une identité sonore alignée avec vos valeurs.
Cette prestation professionnelle affiche des tarifs intéressants, en plus de vous épargner l’embauche et l’achat de matériel. Chez Thelem, par exemple, notre service de base s’élève à 28€/mois. Notre équipe de télésecrétaire est française et opère depuis des bureaux insonorisés.
Pour profiter d’un accueil téléphonique permanent sans dépenser de gros budgets, contactez les équipes Thelem.