Secrétariat téléphonique pour administrateurs de biens
Gérer les propriétés immobilières d’un portefeuille de clients réclame une organisation millimétrée, au profit d’un quotidien exigeant.
Pris entre les gestions locative, financière et juridique, les administrateurs immobiliers peinent à accueillir les appels liés aux réparations, à la gestion des sinistres, des prestataires et des parties prenantes. Dans ce contexte, un secrétariat téléphonique pour administrateurs de biens peut s’imposer.
Faire confiance à des professionnelles de la relation clients pour gérer les litiges
Le premier rôle d’un secrétariat téléphonique pour administrateurs de biens consiste à vous délester des appels liés aux litiges. Qu’il s’agisse de loyers impayés, de nuisances ou de réparations urgentes, nos téléopératrices vous soulagent de leurs gestions. Formées à l’art d’accueillir les appels les plus conflictuels, elles sont aussi capables de fournir un service technique de niveau 1. Elles prennent ainsi en charge les urgences, et ne vous transfèrent que les appels que vous souhaitez recevoir, selon vos consignes.
Externaliser le secrétariat téléphonique de votre activité d’administrateur de biens vous fait ainsi gagner un précieux temps quotidien. Vous pouvez à nouveau vous concentrer sur votre cœur de métier, qu’il s’agisse de la gestion financière, des relations prestataires, de la charge administrative ou des ajustements nécessaires à la fluctuation du marché.
Notre télésecrétariat s’adapte en outre à vos besoins. Cela signifie que nous pouvons vous épauler en permanence sur les jours ouvrés, mais aussi 7j/7 et 24h/24, comme une hotline. Ce type de permanence téléphonique peut considérablement rassurer vos clients en cas de problème de sécurité, d’incident ou de sinistre, la nuit ou le week-end. Vous pouvez par ailleurs nous confier la gestion de vos appels entrants en cas de débordement de vos appels, ponctuellement. Nous vous confions dans ce cas un code à entrer sur votre téléphone pour que nos télésecrétaires prennent le relais instantanément.
Une disponibilité à toute épreuve avec le secrétariat téléphonique pour administrateur de biens
La difficulté principale des administrateurs de biens consiste à maintenir la satisfaction clients tout en ayant une grande diversité de tâches à mener quotidiennement. Déléguer la gestion des appels permet de filtrer les urgences, et ce même en dehors des horaires de bureau. Vous restez symboliquement joignable, même quand vous vous dédiez à d’autres tâches, ou à votre vie personnelle. La réactivité de vos services se maintient, ce qui nourrit la satisfaction clients.
Avant de prendre en charge votre secrétariat téléphonique, nos télésecrétaires sont formées au fonctionnement de votre structure et aux raisons d’appels les plus courantes. Elles prennent ainsi en charge les appels non-urgents, comme ceux dédiés à la prise d’information, aux questions administratives ou aux rendez-vous. En la matière, nous vous proposons d’ailleurs une formule de prise en charge de votre agenda en ligne. Ce service professionnel, à la fois personnalisé et réactif, répond aux attentes de vos clients et améliore votre réputation.
Un télésecrétariat professionnel à moindre coût
Vous le savez sans doute, externaliser l’accueil téléphonique coûte moins cher aux administrateurs de biens que l’embauche d’une secrétaire en interne. Vous vous épargnez les frais de recrutement, d’embauche, la réservation d’un local et le matériel de prise en charge des appels. C’est particulièrement vrai chez Thelem, où les contrats sont sans engagement et démarrent à un tarif de 28 euros mensuels.
Ce type de prestation vous donne accès à la prise en charge de vos appels, mais aussi à leur suivi. Pour vous garantir la traçabilité totale de vos communications, nous enregistrons en effet les demandes de vos appelants et les informations transmises sur une base de données personnelle en ligne. Aucun risque d’oubli ou d’erreur dans leur prise en charge.
