Comment le télésecrétariat vous aide à gérer le débordement d’appels téléphoniques ?

Comment le télésecrétariat vous aide à gérer le débordement d’appels téléphoniques ?

Dans le monde de l’entreprise, il n’est pas rare de faire face à des pics d’activité saisonniers, des absences de vos salariés, ainsi que des réunions à répétition sur de gros projets. Tous ces éléments entraînent une baisse de votre disponibilité, voire une impossibilité pour vous de répondre aux sollicitations téléphoniques. Si vous souhaitez gérer par vous-même ce débordement d’appels, un investissement financier, humain et du temps seront nécessaires. C’est pourquoi Thelem vous propose des services permanents ou ponctuels, selon vos besoins, pour gérer le débordement de vos appels téléphoniques.

Aucun appel téléphonique manqué

En optant pour notre solution de télésecrétariat téléphonique, vous vous assurez de ne rater plus aucun appel téléphonique. En effet, les plages horaires des secrétaires de Thelem s’étendent du lundi au vendredi, de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h. De plus, si vous êtes dans une période de forte sollicitation téléphonique, plusieurs secrétaires prendront le relais pour s’assurer que tous les appels soient pris en charge. Car nous le savons, un appel téléphonique manqué peut correspondre à un contrat manqué, à un nouveau prospect raté ou à un client perdu. En vous assurant qu’aucun appel ne soit délaissé, vous vous donnez plus de chance de développer votre clientèle, et donc à terme, votre chiffre d’affaires.

Améliorez votre relation client

Les clients ont des besoins de plus en plus exigeants, et notamment, celui d’avoir une réponse immédiatement. Le fait de ne jamais obtenir d’interlocuteur au bout du fil peut être un motif valable pour un de vos clients d’aller voir ce que la concurrence propose. Si vous avez déjà une standardiste en interne, cette personne peut être débordée sous les appels téléphoniques multiples à longueur de journée. Lorsque quelqu’un est débordé et stressé, même de l’autre côté de l’appareil, cela se ressent et donne une mauvaise impression à l’interlocuteur au bout du fil, que ce soit un client ou un prospect.

En recourant à un télésecrétariat à distance, vous vous assurez que vos interlocuteurs recevront une réponse professionnelle et de qualité par l’un ou l’une de nos télésecrétaires. Les secrétaires seront préparés en amont, selon des directives que vous aurez transmises pour répondre correctement aux demandes des appelants. Les secrétaires à distance deviendront de véritables ambassadeurs de votre entreprise, améliorant ainsi votre relation client.

Des interlocuteurs satisfaits correspondent à des clients qui resteront fidèles à vos produits et/ou services. Mais ce sont peut-être également des prospects qui se transformeront en clients. Une clientèle satisfaite vous assure également une bonne réputation. Or, nous savons que le contraire peut remettre en question la pérennité de votre entreprise.

Les télésecrétaires peuvent répondre à vos interlocuteurs en français, comme en anglais.

Un service de qualité

Si vous êtes la personne chargée de la gestion du débordement des appels téléphoniques dans votre entreprise, vous savez qu’il est difficile de répondre qualitativement à tous les appels. Il en est de même si vous avez un ou une standardiste en interne. Ce ou cette personne ne peut pas répondre de façon professionnelle à tous les appels téléphoniques.  Et il n’y a rien de pire pour un client ou un prospect de sentir que son appel est gênant et qu’il a à faire à une personne débordée. La qualité de votre entretien téléphonique impactera la satisfaction de votre interlocuteur.

De plus, si le secrétariat n’est pas votre cœur de métier, vous êtes parfois occupé à autre chose quand vous recevrez un appel. Il est donc possible que vous n’ayez pas toujours de quoi noter ou ne parvenez pas à prendre correctement les messages. S’ensuit alors des rendez-vous manqués ou un travail moins productif.

En choisissant Thelem comme service spécialisé dans le télésecrétariat, vous vous assurez d’avoir un service de qualité pour votre entreprise, comme pour vous. En effet, les télésecrétaires sont qualifiés et formés. Ils prendront les messages dans un logiciel dédié. Etant donné que vous n’avez pas le temps de gérer les appels, les secrétaires vous enverront directement sur votre boîte email un résumé détaillé de chaque appel avec les informations nécessaires : identité de l’appelant, ses coordonnées, l’objet de l’appel. S’il s’agit d’un appel urgent, vous avez la possibilité de choisir une option permettant l’envoi d’un SMS en complément du mail afin d’être notifié à n’importe quel moment, où que vous vous trouviez.

Il vous sera également possible de confier la gestion de votre agenda par le service de télésecrétariat. Vous n’avez donc plus à vous soucier de la prise de rendez-vous, des annulations ou des déplacements d’horaires. Vous aurez un agenda partagé, ce qui vous permettra d’ajouter vos propres rendez-vous afin que notre équipe de secrétaires puisse voir vos réelles disponibilités et accorder des nouveaux rendez-vous si besoin.

En conclusion, recourir à une société spécialisée dans le télésecrétariat à distance vous permettra d’éviter de recourir à des embauches de standardiste internes. Vous économiserez donc de l’argent, du temps, de l’espace dans vos locaux tout en vous assurant d’avoir des appels téléphoniques gérés par un accueil de qualité.

Contactez-nous pour en savoir plus sur les solutions existantes !