Quels sont les avantages du télésecrétariat pour les entreprises ?

Vous hésitez encore à faire appel à un service de télésecrétariat externalisé ? Voici 5 avantages du télésecrétariat qui devraient vous intéresser. Derrière un prestataire d’accueil téléphonique se cachent des atouts évidents, comme, par exemple, le fait de soulager le travail de vos collaborateurs dont le secrétariat téléphonique n’est pas la spécialité. Vous pouvez aussi profiter de bénéfices moins flagrants, tels que le bilinguisme, la disponibilité 24h/7j, ou la garantie de confidentialité qui touche vos données personnelles. 

1er avantage du télésecrétariat : se rendre vraiment disponible 

S’appuyer sur un service d’accueil téléphonique externalisé, c’est d’abord rester joignable quand c’est nécessaire. Plus besoin d’embaucher une équipe dédiée à l’accueil téléphonique. Des téléopératrices prennent en charge les appels sur les horaires qui vous arrangent. 

Vous pouvez en effet opter pour un télésecrétariat ponctuel, par exemple en période de débordement des appels. Vous pouvez aussi signer un contrat pour un secrétariat téléphonique sur les horaires de semaine qui vous conviennent. Vous pouvez également choisir une permanence téléphonique 7j/7 et 24h/24. 

C’est aussi l’un des avantages du télésecrétariat : vous adaptez le service en fonction des besoins de l’entreprise. Assistance téléphonique temporaire, soutien régulier à temps partiel ou à temps plein avec la hotline téléphonique : vous choisissez. Votre prestataire de télésecrétariat s’adapte en outre aux fluctuations de vos besoins. Il ajuste ces ressources selon vos pics d’appels soudains ou vos périodes d’activité faible, de fermeture ou de congés. Cette flexibilité optimise vos coûts opérationnels.

2nd atout du secrétariat téléphonique externalisé : le professionnalisme

S’appuyer sur un télésecrétariat, c’est aussi faire confiance à des professionnelles de l’accueil téléphonique pour prendre en charge votre clientèle. Formées à la prise en charge des appels et expérimentées, elles savent se montrer avenantes et efficaces avec l’interlocuteur. Elles améliorent par ailleurs la distribution des appels en interne, et donc aussi le traitement de la requête du client. 

Évidemment, cet avantage du télésecrétariat dépend du prestataire auquel vous faites appel. Pour une prestation performante, pensez à choisir des professionnels qui emmagasinent une certaine expérience. Vérifiez aussi que les téléopératrices opèrent depuis des locaux insonorisés, avec du matériel qui garantit une bonne qualité d’appel. Chez Thelem, par exemple, nos télésecrétaires affichent une ancienneté moyenne de 9 ans. Elles travaillent depuis des bureaux insonorisés, notamment depuis notre plateau d’appels lyonnais. 

Si vous performez en tant qu’entreprise internationale, gardez aussi en tête que beaucoup de services de télésecrétariat proposent des accueils bilingues. Un réel atout si vous opérez sur plusieurs fuseaux horaires, ou si votre clientèle est étrangère. Vous communiquez facilement avec un public très large, dont vos partenaires internationaux. 

Avec le télésecrétariat bilingue, vous gardez la possibilité d’élargir vos opportunités commerciales et votre base clients. Vous améliorez en outre la satisfaction de vos clients étrangers, pour lesquels la barrière linguistique peut s’avérer inconfortable. Rien de mieux qu’un échange téléphonique fluide en anglais pour renforcer votre image et inspirer la confiance de vos interlocuteurs. 

Notez également que les services de télésecrétariat recueillent des informations précieuses pour votre relation client. Motifs des appels, questions les plus fréquemment posées, plaintes récurrentes : tout est pris en note et enregistré dans une base de données. Vous avez ainsi les cartes en main pour analyser des tendances, des lacunes ou des opportunités d’amélioration de vos services. Vous disposez de nouvelles données quantifiables pour améliorer votre stratégie client, anticiper les problèmes et prendre des mesures correctives ou préventives. Autrement dit, le télésecrétariat devient un outil de la satisfaction client. 

3ème bénéfice du télésecrétariat : réduire le stress

Externaliser la prise en charge des appels entrants permet à vos équipes de se concentrer sur leurs cœurs de métier. Vos employés se débarrassent de la charge mentale que représentent les constantes interruptions. Entre missions créatives et stratégiques, ils se délestent des tâches répétitives. Objectif : améliorer la productivité, mais aussi la satisfaction au travail.

Le télésecrétariat, c’est aussi une façon de se décharger de la gestion des appels urgents. Vos collaborateurs n’ont pas à filtrer les appels, ni à les prendre en charge en période de forte activité. Votre équipe s’épargnent en outre les appels téléphoniques angoissants : clients mécontents, pannes et autres situations compliquées. Un des avantages du télésecrétariat consiste donc à faire baisser le niveau d’incertitude et de stress des équipes. 

4ème intérêt du télésecrétariat : réduire les coûts 

Externaliser votre télésecrétariat vous épargne les coûts liés à une potentielle embauche. Vous n’avez pas à gérer le salaire, les cotisations ou la formation d’une nouvelle recrue. En externalisant, vous vous épargnez aussi d’éventuels coûts de rotation du personnel. 

Le coût mensuel d’un télésecrétariat n’a en effet rien à voir avec celui d’un recrutement. Chez Thelem, par exemple, notre tarif mensuel pour une prise en charge classique des appels commence à 28€/mois. Nous facturons par ailleurs nos services additionnels à l’usage. 

Outre ces coûts de main d’œuvre très bas, un des avantages du télésecrétariat consiste à vous épargner l’achat d’équipements de bureau et de systèmes de téléphonie d’entreprise. Vous faites donc des économies dites d’infrastructures. Les technologies utilisées par les prestataires vous évitent également d’investir dans des mises à jour de logiciels coûteuses. 

5ème avantage du télésecrétariat : la confidentialité

En tant qu’entreprise française ou européenne, vous avez l’obligation de vous conformer à des réglementations strictes de gestion des données personnelles et de la confidentialité client. Il s’agit notamment de suivre à la lettre le Règlement Général de Protection des Données européen, ou RGPD. Confier la gestion de ces données à des professionnels formés aux normes de confidentialité vous permet d’assurer votre conformité réglementaire. 

Certaines entreprises n’y pensent pas, mais la conformité au RGPD dépend d’une expertise à part entière. Si votre accueil téléphonique dépend d’un collaborateur dont ce n’est pas le métier, ou qui n’a pas reçu de formation spécifique, vos données sensibles s’exposent. Pour les secteurs du médical, du juridique ou de la finance, cet accueil téléphonique non-sécurisé peut s’avérer très problématique. 

Le télésecrétariat, c’est donc aussi la possibilité de profiter de procédures de gestion des données sensibles réfléchies et structurées. Vous ajoutez une couche de contrôle de sécurité à votre gestion des appels. Cet avantage du télésecrétariat offre une tranquillité d’esprit à vos équipes, mais aussi à vos clients.