Architectes : les avantages de recourir au télésecrétariat externalisé

Architectes : les avantages de recourir au télésecrétariat externalisé

En tant qu’architecte, vous êtes souvent submergés par une charge de travail importante. Vous avez conscience que vos tâches administratives sont très chronophages et vous souhaiteriez les sous-traiter à quelqu’un. Seulement, vous hésitez entre recruter une secrétaire en interne ou externaliser à une société de secrétariat à distance. Autre cas possible, vous avez déjà une secrétaire en interne qui est efficace et que vous aimeriez garder au sein de votre équipe. Seulement, il se trouve que cette personne est aussi envahie par toutes ces tâches et qu’elle a besoin d’un appui au quotidien. Dans cet article, Thelem va vous démontrer que ses services de télésecrétariat sont adaptés aux besoins de votre cabinet d’architecture. 

 

Un  besoin permanent de gérer les appels téléphoniques

En tant qu’architecte, vous êtes à la fois un maître d’œuvre et un ouvrier dans tous les domaines. Vous êtes plus souvent sur le terrain que dans votre bureau. Vous devez coordonner vos projets, organiser et assister à des réunions avec chaque membre de votre équipe, visiter les chantiers pour vérifier que tout se passe bien. Vous devez également signer les nouveaux contrats, en finaliser d’autres, et ce autant avec les clients qu’avec les prestataires. Si toutefois vous arrivez à trouver un moment dans votre bureau au calme, ce n’est certainement pas pour prendre des appels téléphoniques. Il vous faut beaucoup de concentration afin de libérer votre inspiration. Cela vous permet alors de dessiner des plans de construction ou de rénovation, remplir des demandes de permis, chercher les matériaux qui seront utilisés pour les travaux, prospecter pour de nouveaux experts, etc. 

C’est pourquoi, vous avez beau pouvoir emmener votre téléphone portable sur vous, vous n’êtes souvent pas en mesure de répondre. Ou alors, cela vient stopper votre concentration, vous défocalisant de votre cœur de métier. Cela impactera ainsi votre productivité, le rendu de vos projets et donc la satisfaction de vos clients. De plus, il n’y a rien de pire pour les appelants que de sentir qu’ils ont à faire à un interlocuteur qui n’a pas le temps. Bien que ce ne soit pas votre volonté, ces derniers auront la sensation de ne pas être pris en considération. La concurrence étant de plus en plus accrue dans votre domaine, des clients insatisfaits n’hésiteront pas à chercher ailleurs, chez l’un de vos concurrents. 

En choisissant Thelem comme spécialiste du télésecrétariat, vous assurez tous les appelants d’obtenir une réponse rapide et professionnelle. De plus, Thelem vous propose des disponibilités sur des plages horaires élargies, de 8h à 20h du lundi au vendredi et le samedi de 8h à 12h. Ainsi, vos interlocuteurs pourront joindre votre cabinet même lorsqu’il est fermé, notamment le samedi et durant les pauses déjeuner. Cela vous assure de ne plus manquer aucun appel téléphonique. Et nous le savons, un appel manqué peut correspondre à un client en moins ou un contrat raté. 

 

Un secrétariat externalisé polyvalent

A l’instar de cabinets médicaux où les appelants correspondent principalement à des patients, la secrétaire d’un cabinet d’architecture sera en relation avec de nombreux acteurs provenant de tous les horizons. 

En effet, en premier lieu, l’agence d’architecture reçoit fréquemment des appels de clients qui sont variés : entreprises, particuliers, collectivités, etc. Mais les différents prestataires qui travaillent sur les chantiers peuvent être amenés à téléphoner pour apporter une information, demander des précisions sur un projet, alerter d’un problème, etc. Ces prestataires ont des profils variés : maçons, charpentiers, couvreurs, électriciens, plombiers, menuisiers, etc. Enfin, il y a les collaborateurs avec qui l’architecte travaille pour tous les aspects administratifs et juridiques de son cabinet : le comptable, commerciaux des entreprises de matériaux, les assureurs, l’ordre des architectes, etc. 

Les secrétaires de chez Thelem sont formées pour être polyvalentes. elles ont une capacité à jongler d’un sujet à un autre. De plus, elles sont averties sur les spécificités du secteur de l’architecture et du BTP. En optant pour un service de télésecrétariat externalisé, vous vous assurez de satisfaire tous vos collaborateurs, clients et prestataires. Cela vous permettra de bâtir une image positive pour améliorer la réputation de votre cabinet. C’est ainsi que vous deviendrez attractif auprès des prestataires les plus exigeants tout en acquérant de nouveaux prospects. 

En plus des appels téléphoniques, les secrétaires de Thelem seront en mesure de gérer vos agendas afin de planifier les rendez-vous pour n’en manquer aucun. Cet agenda vous sera partagé afin que vous puissiez le consulter ou que vous soyez et à n’importe quel moment. De plus, il peut arriver que certains clients ou prestataires soient face à un dilemme qui représente pour eux une urgence. Le secrétaire sera en mesure de détecter les situations d’urgence. Vous serez alors averti directement sur votre téléphone grâce à un SMS. 

 

Secrétaire interne ou secrétariat externalisé ? 

Le secrétariat à distance vous permet d’assurer à tous vos clients une réponse à leur appel téléphonique, à n’importe quel moment de la journée. De plus, si vous êtes dans un pic d’activité et que vous faites face à de nombreux appels, plusieurs secrétaires pourront être mobilisées pour répondre à votre ligne téléphonique. Ainsi, Thelem est également spécialisé pour faire face à des situations de débordements d’appels

Toutefois, si vous souhaitez garder votre secrétaire en interne, les deux solutions sont tout à fait compatibles. En effet, Thelem permettra d’alléger les missions de votre secrétaire en prenant en charge les appels téléphoniques. Ainsi, votre secrétaire pourra se concentrer davantage sur les comptes-rendus de chantier, la gestion des pièces administratives de chaque projet, l’achat de matériaux, etc. 

De plus, Thelem propose des contrats sans engagement, ni préavis. N’hésitez pas à nous contacter pour tester nos services !