Les avantages d’un accueil téléphonique pour huissier
Les huissières et huissiers de justice se confrontent à de nombreuses problématiques d’organisation. Il faut pouvoir organiser des conciliations et des visites, parfois sur des horaires décalés. Il faut, en même temps, se montrer disponible pour les appelants, tout en assurant la confidentialité des échanges.
Les différentes parties prenantes veulent pouvoir prendre rendez-vous rapidement, alors même que les huissières et huissiers voient leurs agendas déborder. L’accueil téléphonique pour huissier répond à ces diverses problématiques en externalisant la réception des appels entrants et la prise de rendez-vous.
Accueillir et orienter les appelants avec la permanence téléphonique pour huissier
Être huissier, c’est recevoir de nombreux appels quotidiens. Le recours à une permanence téléphonique juridique externalisée permet de se reposer sur une télésecrétaire qui prend les messages quand vous n’êtes pas disponible. Cette professionnelle classe les appels par priorité, selon la hiérarchie que vous définissez. Elle vous fait gagner du temps en filtrant les appels indésirables.
Le recours à un accueil téléphonique pour huissier permet aussi d’assurer l’orientation des personnes appelantes. Les secrétaires téléphoniques professionnelles savent transmettre les appels en analysant les mots clés. Elles identifient ainsi l’expert qui correspond à chaque thématique, pour une distribution intelligente des appels entrants. Elles orientent également vers l’interlocuteur pertinent selon le secteur géographique concerné.
Bien choisir sa permanence téléphonique juridique
S’il est une qualité indispensable aux huissières et huissiers de justice, c’est la diplomatie. Les télésecrétaires qui officient pour le compte d’huissiers de justice, de commissaires de justice et de commissaires-priseurs doivent faire preuve d’empathie. Le prestataire doit savoir répondre avec calme à des interlocuteurs en détresse morale.
Le professionnel de l’accueil téléphonique pour lequel vous optez doit aussi garantir la confidentialité des appels. En France, l’externalisation des appels entrants et de la prise de rendez-vous implique de se conformer au Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD). Votre prestataire doit donc respecter cette réglementation. Il doit aussi vous proposer un contrat spécifique dédié à la confidentialité, et idéalement disposer de bureaux insonorisés.
Planifier les rendez-vous des Commissaires de justice
La fusion du métier d’huissier avec celui de commissaires-priseurs judiciaires en 2022 a exposé certains professionnels à une croissance des demandes de rendez-vous. Constats, conseils, impayés, expulsions, contrefaçons, mais aussi jeux concours et ventes aux enchères constituent autant de raisons de prendre rendez-vous.
La nouvelle génération de Commissaires de justice se voit confrontée à une diversification de ses compétences, et donc de ses interlocuteurs. Cette situation inédite entraîne de nouveaux besoins organisationnels, notamment en termes de prise de rendez-vous.
Recourir à une permanence téléphonique pour huissier, c’est donc aussi se reposer sur quelqu’un qui fixe les rendez-vous. Les télésecrétaires accèdent à votre logiciel d’agenda en ligne. Elles s’appuient sur vos disponibilités en temps réel pour prendre vos rendez-vous et vous libérer de cette tâche. C’est d’ailleurs ce qui explique qu’autant d’avocats recourent aux standards externalisés.
Il existe de nombreux prestataires d’accueil téléphonique pour huissiers en France. Pour bien faire votre choix, choisissez une entreprise basée en France. Elle doit proposer des garanties de confidentialité et disposer d’une forte expérience.
Chez Thelem, la qualité de notre accueil téléphonique se déploie depuis plus de 35 ans. Nous sommes les leaders de la permanence téléphonique pour les professions juridiques en France. Contactez nos experts pour en savoir plus sur les prestations qu’utilisent déjà nos 1300 clients du secteur juridique.