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Avocats individuels : Vous n’êtes plus seuls !

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Présentation de Thelem

Situé à Lyon, THELEM est depuis 35 ans, le spécialiste de l’accueil téléphonique externalisé, utilisé par les avocats et plus largement les professions juridiques. Nos secrétaires expérimentées ont une parfaite connaissance des exigences requises par la profession.

Cette compréhension de l’environnement juridique et de ses contraintes, garantit un traitement adapté de chacun des appels, révélateur de l’efficacité d’un cabinet. Nos solutions permettent à nos clients de se recentrer sur leur activité tout en vous garantissant un accueil de qualité.

Notre client et ses besoins

Se dégager du temps tout en ayant l'assurance de ne manquer aucun appel important !

Notre client est un avocat exerçant en individuel et n’ayant pas de secrétaire au cabinet.

Les appels téléphoniques étant assez nombreux, il devenait difficile pour lui de gérer ces appels ou de rappeler les clients suite aux messages laissés sur son répondeur.

Son souhait était d’offrir une réponse « humaine » à ses interlocuteurs tout en se dégageant du temps pour la gestion de ses dossiers.

les solutions proposées

Des consignes spécifiques à la demande de notre client

Une découverte approfondie des besoins de notre client, nous a permis de mettre en place un dossier avec toutes les consignes transmises lors de la signature du contrat.

Lors du montage, nous posons quelques questions pour personnaliser chaque réponse. Ces questions portent sur des éléments administratifs, mais aussi sur la localisation du cabinet et bien sûr la phrase avec laquelle nous devons décrocher les appels.

Nous demandons également quelles sont les consignes pour la gestion de certains types d’appels comme les démarcheurs (revues juridiques ou autres), les candidatures spontanées… afin de pouvoir répondre directement aux appelants sans déranger notre client. Par exemple pour une candidature, nous pouvons donner une adresse mail sur laquelle le candidat pourra adresser sa demande, ou encore indiquer aux démarcheurs que notre client n’est pas intéressé par leur offre…

Dans le cas de notre client, il souhaitait que l’on puisse lui transférer les appels urgents ou ceux émanant de confrères, juridictions, magistrats…. Mais également tous les appels concernant une nouvelle affaire.

Pour répondre à sa demande, nous avons programmé un transfert d’appel sur son portable mais en stipulant bien les cas précis où cela est possible afin que nos secrétaires puissent connaître ses exigences.

Pour les appels des nouveaux clients, nous avons créé un mot-clé « nouveau dossier » qui prévoit une mise en relation avec notre client, et dans le cas où il ne serait pas disponible, l’envoi immédiat d’un mail, doublé d’un SMS afin de faire ressortir ces appels pour qu’il puisse y répondre plus rapidement.

Les résultats

Un accueil téléphonique de qualité au service de l'efficacité du cabinet

En nous transférant l’ensemble des appels arrivant sur son numéro de cabinet, notre client a trouvé une certaine sérénité car il peut se concentrer sur ses dossiers et RDV tout en sachant que ses contacts sont accueillis avec professionnalisme.

Grâce à la qualification effectuée par nos secrétaires, les demandes non urgentes lui sont transmises par mail, reprenant l’identité des appelants ainsi qu’un objet d’appel précis, et les appels les plus importants lui sont directement transmis sur son portable, permettant une organisation plus efficiente.