6 bénéfices du standard externalisé
Il n’est parfois pas facile de sauter le pas et de solliciter une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat pour sous-traiter vos appels téléphoniques. C’est pourquoi nous vous proposons de découvrir les 6 avantages de recourir à un standard externalisé.
1/ Une disponibilité permanente
Si vous n’avez pas de secrétaire, vous ou quelqu’un de votre entreprise devra se charger de répondre aux appels téléphoniques. Cependant, nous savons que les journées de travail sont rythmées par des réunions, d’autres appels téléphoniques ou des déplacements. C’est pendant ces moments-là, lorsque que vous ne pouvez pas répondre, que vous ratez peut-être un nouveau client ou un nouveau contrat. Si toutefois vous avez une secrétaire, il peut arriver qu’elle soit en congés, en maladie ou tout simplement en pause déjeuner. De même, vous avez forcément des moments où des employés ne peuvent pas répondre au téléphone, notamment lorsqu’ils sont en congés.
En faisant appel à un service de télésecrétariat, vous garantissez à vos clients de toujours avoir une réponse. Cela vous permettra d’élargir vos plages horaires de permanence téléphonique. Si jamais une des secrétaires du standard est absente, elle sera automatiquement remplacée.
Les clients veulent de nos jours une réponse immédiate. Leur proposer une disponibilité constante est un bon moyen d’augmenter leur satisfaction.
2/ Un gain d’argent
Bien que vous souscriviez mensuellement à un abonnement pour le standard externalisé, cela vous reviendra toujours moins cher qu’une embauche d’un intérimaire ou d’un poste en CDI. En effet, toutes les entreprises n’ont pas de budget alloué au recrutement d’une nouvelle personne. Si toutefois c’est le cas, vous pouvez consacrer ce budget au recrutement d’un autre poste pour palier un besoin plus urgent. De plus, vous n’avez pas le coût d’un nouvel ordinateur, d’un abonnement téléphonique ou de tout autre équipement informatique nécessaire à la réalisation des tâches d’une secrétaire. Thelem propose des solutions qui évitent toutes ces dépenses vous permettant ainsi de réaliser des économies.
3/ Vous concentrer à 100% sur votre domaine d’activité
Faire du secrétariat est un véritable métier. En prenant les appels téléphoniques durant votre journée, vous interrompez la tâche que vous étiez en train de réaliser. Être constamment interrompu par votre téléphone diminue votre productivité ou celle de vos employés. De plus, il faut parfois répondre à une question spécifique sur le moment tandis que vous avez la tête dans un autre projet. Enfin, vous êtes parfois en déplacement et n’avez pas forcément de quoi noter les messages ou coordonnées laissés.
En faisant appel à une société de télésecrétariat téléphonique, vous êtes certain que tous vos appels téléphoniques seront pris en charge. Vous pouvez donc exercer votre travail à 100%, sereinement. Les secrétaires sont des professionnels : ils disposent des outils nécessaires tel que des agendas ou logiciels de prise de notes pour prendre les messages et vous les transmettre instantanément. Vous bénéficierez ainsi d’un service de qualité, dans lequel vous pourrez avoir entièrement confiance.
4/ Augmenter le nombre de clients
En étant certain que tous les appels auront une réponse, vous ne passez plus à côté de potentiels nouveaux clients. En donnant vos consignes sur le traitement des appels, les télésecrétaires peuvent même transformer un prospect en client en lui apportant la bonne réponse. De même, si vos clients actuels savent qu’ils peuvent appeler quand ils veulent pour avoir des réponses immédiates, cela renforce leur fidélité. L’acquisition de nouveaux prospects et la fidélité des clients actuels sont deux piliers pour le développement commercial de toute entreprise.
5/ Augmenter la place dans vos locaux
C’est un élément auquel on ne pense pas mais qui n’est pas sans importance. Si vous avez une secrétaire en interne, vous devez allouer à cette personne un bureau voire une pièce dans vos locaux. Or si votre entreprise est en pleine expansion, vous êtes peut-être en plein processus de recrutement de nouveaux profils. Il vous faut donc des places au sein de votre établissement. En sous-traitant vos appels téléphoniques par une secrétaire externalisée, cela vous permet d’optimiser l’espace de vos bureaux.
6/ Un service sans engagement
Si vous hésitez à faire appel à une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat, un argument important est à prendre en compte : vous n’avez pas d’engagement. En effet, vous pouvez essayer un mois et si cela ne vous convient pas, vous n’avez aucune obligation de poursuivre votre partenariat avec notre société de secrétariat externalisé. Vous pouvez à tout moment rompre votre contrat, et ce, sans préavis. Tandis que si vous recrutez une secrétaire en interne, même si elle n’est pas en CDI, vous devrez tout de même respecter un préavis pour mettre fin au contrat.