Découvrez les 6 bénéfices à externaliser votre secrétariat médical

Les professions libérales médicales sont souvent débordées par leur travail : que ce soit des infirmières, des médecins généralistes, des kinésithérapeutes, des dentistes, des orthophonistes…la liste est longue. La plupart du temps, les nouveaux patients prennent rendez-vous par téléphone. Les appels téléphoniques sont également nombreux de la part des patients connus du cabinet ou des confrères pour une demande de conseil ou simplement pour transmettre une information. découvrez les différents avantages qu’il y a à recourir à un spécialiste du télésecrétariat médical !

1/ Un gain de temps non négligeable 

Toutes les fois où le praticien doit prendre un appel téléphonique correspond à du temps en moins pour réaliser son métier. Le fait d’avoir le téléphone qui sonne sans cesse alors qu’un rendez-vous médical est en cours est désagréable pour le médecin et pour le patient. En faisant appel à un télésecrétariat médical, un gain de temps non négligeable est réalisé pour le docteur. Dans ses tâches quotidiennes, votre secrétaire médicale à distance prendra vos appels mais pourra également gérer votre agenda avec la prise de rendez-vous, l’annulation ou le déplacement de ceux existants. Le fait de ne plus se charger de ces actions quotidiennes permettra au médecin de gérer d’autres tâches plus importantes, de cumuler des rendez-vous médicaux en plus ou tout simplement d’alléger sa charge de travail et donc ses journées. 

Si vous avez déjà une secrétaire en interne que vous souhaitez garder, cela vous permettra de lui libérer du temps pour qu’elle se consacre à des comptes-rendu de rendez-vous, ou aux tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet. 

2/ Développer sa patientèle

Ne pas répondre au téléphone, c’est prendre le risque de rater un nouveau patient. C’est également ne pas répondre aux besoins d’un patient actuel. Si un patient ne trouve pas de réponse, notamment dans une situation d’urgence, et ce à plusieurs reprises, il risque de choisir un autre médecin. En sous traitant votre secrétariat médical, vous ne manquerez plus aucun appel. Cela vous permettra d’agrandir votre patientèle et de ne pas créer de frustration chez vos patients actuels. Ainsi, vous maintenez leur niveau de satisfaction et donc une bonne réputation de votre cabinet. 

3/ Ne rater aucune urgence

Les appels téléphoniques envers des cabinets médicaux peuvent parfois correspondre à des urgences. Il peut être question de vie ou de mort, et des décisions doivent être prises dans les minutes suivant l’appel. Lorsque vous n’avez pas de secrétaire et que vous prenez les appels téléphoniques par vous-même, vous n’avez pas toujours la possibilité de répondre. Un appel manqué peut donc être fatal pour vos patients. Une secrétaire médicale externalisée saura détecter les situations d’urgence et vous avertir ou donner les coordonnées d’un service médical d’urgence le cas échéant. 

4/ Une économie d’argent

Bien que vous ayez un abonnement mensuel auprès de Thelem pour bénéficier du service de télésecrétariat médical, les frais sont inférieurs au recrutement de votre propre secrétaire. En effet, le coût d’embauche d’une secrétaire n’est pas sans importance dans votre budget mensuel. En sus du salaire de votre employé, des charges s’ajoutent. Enfin, lorsque vous embauchez une secrétaire en interne, vous devez l’équiper d’un bureau, d’un poste de téléphone voire d’un ordinateur. Les frais d’achat et d’entretien de ces éléments ne sont pas négligeables. Lorsque vous souscrivez à un abonnement mensuel  chez Thelem, le prix est tout compris dans l’abonnement, fixé dans votre contrat. Vous n’avez pas de charges en plus. Enfin, les contrats sont sans engagement et sans préavis, là où un contrat de travail avec un salarié comporte des clauses de préavis.

5/ Un gain d’espace 

Dans la même logique que le point précédent, le fait de ne pas avoir de secrétaire interne vous permet de libérer une place dans vos locaux. En effet, l’embauche d’une personne en plus dans votre équipe vous demande d’allouer un espace de travail pour la bonne réalisation de ses tâches quotidiennes. Cependant, il n’est pas toujours possible d’avoir une place dédiée à un secrétariat interne entre la salle d’attente qui doit rester spacieuse et confortable; et évidemment la salle de consultation. 

En choisissant une télésecrétaire médicale, cela vous permet d’optimiser vos espaces pour vos patients ou de dédier une pièce à l’administratif.

6/ Une disponibilité permanente

Les médecins peuvent-être en visite au domicile de leurs patients. Comme tout le monde, les professions libérales médicales ont le droit à des congés et des jours de repos. Durant ces périodes d’absence du cabinet ou de vacances, les praticiens ne répondent pas au téléphone. En prenant un télésecrétariat médical, vous pouvez partir en congés sereinement, sans stress. Vous aurez la certitude qu’aucun message ne sera manqué, que tous les rendez-vous auront été pris et que tous les patients, nouveaux ou anciens, auront trouvé réponse à leur question. Cela vous permettra de revenir de vacances sereinement en reprenant votre travail avec un emploi du temps structuré.