Pourquoi externaliser votre secrétariat médical ?

Externaliser son secrétariat médical, mais aussi certaines prestations comme l’accueil téléphonique, est une pratique de plus en plus courante. Quelles sont les raisons qui conduisent un cabinet médical à confier certaines tâches à une secrétaire médicale à distance ? Dans quelles mesures peut-on externaliser son secrétariat médical avec un prestataire ? Et comment bien le choisir ? Voici nos conseils de professionnel.

Le secrétariat médical externalisé : une solution prisée

Être un professionnel de santé aujourd’hui n’est pas chose simple. La diminution de l’offre médicale, l’évolution du comportement des patients, la crise sanitaire que nous traversons… sont autant de facteurs qui rendent l’exercice de la médecine compliqué.

En effet, selon le panel d’observation des pratiques et conditions d’exercice en médecine générale, 8 médecins sur 10 déclarent avoir des difficultés pour répondre aux sollicitations des patients. Nombreux sont ceux qui déclarent devoir allonger leur journée de consultations ou refuser de nouveaux patients.

Certains spécialistes ont des plannings surchargés : dermatologues, ophtalmologues, pédiatres, gynécologues. Cette surcharge a pour conséquence des délais très longs pour obtenir un rendez-vous médical.

Souscrire aux services d’un secrétariat médical externalisé est une alternative efficace au recrutement d’une secrétaire médicale présente au cabinet. Les télésecrétaires s’occupant de la gestion des appels entrants, vous évitez ainsi les nombreux rappels à faire à la fin de votre journée de consultations

En quoi l’externalisation de votre secrétariat téléphonique médical peut-il vous aider ?

Une secrétaire médical présente au cabinet peut effectuer différentes missions comme l’accueil physique de vos patients ou diverses tâches administratives. Mais cela se révèle souvent être une solution coûteuse et contraignante d’un point de vue des ressources humaines. Le contexte actuel nécessite la mise en place de solutions agiles et souples qui s’adaptent très rapidement aux contraintes imposées par l’actualité tout en respectant votre organisation.

C’est pourquoi externaliser son secrétariat médical a de multiples avantages.

Une télésecrétaire médicale disponible pour répondre à vos appels

Vous êtes totalement disponible pour vos patients et vous évitez les nombreux rappels à faire à la fin de votre journée de consultations. 

Thelem propose une plage de réponse élargie, de 8h à 20h du lundi au vendredi ainsi que le samedi matin de 8h à 12h. Cela prend tout son sens quand on sait qu’une étude Harris Interactive pour Santéclair a démontré que la facilité à joindre un médecin serait le 3ème critère le plus important dans le choix d’un médecin pour un patient.

Certains médecins font le choix de mettre en place des messageries invitant à prendre rendez-vous en ligne sur des plateformes telles que Doctolib, ou d’appeler le 15 en cas d’urgence. Cependant, ces pratiques ne sont pas toujours bien perçues par les patients et génèrent une certaine défiance à l’égard de leur médecin en donnant un sentiment de manque de disponibilité.

Un accueil téléphonique humain et personnalisé

La permanence téléphonique médicale permet d’avoir un accueil humain, avec une télésecrétaire qui saura faire preuve d’empathie et d’écoute envers les appelants. En cette période troublée de confinement et distanciation sociale, cet aspect prend tout son sens.

Une organisation optimisée et efficace de votre activité et agenda médical

Cette solution permet également aux médecins de rester joignable pour les appels importants provenant de confrères, laboratoires, pharmacies etc. Si les consignes transmises l’indiquent, un transfert d’appel sur une ligne directe ou un portable est possible. Cette solution permet également de gérer vos services de prise de rendez-vous, notamment via Doctolib.

6 bénéfices à externaliser votre secrétariat médical

Les professions libérales médicales sont souvent débordées par leur travail. Pourtant, une majorité de nouveaux patients prennent rendez-vous par téléphone. Des appels téléphoniques sont également nombreux de la part des patients connus du cabinet ou des confrères pour une demande de conseil ou simplement pour transmettre une information. 

1/ Un gain de temps non négligeable 

Toutes les fois où le praticien doit prendre un appel téléphonique correspond à du temps en moins à consacrer à ses patients. Le fait d’avoir le téléphone qui sonne sans cesse alors qu’un rendez-vous médical est en cours est désagréable pour le médecin et pour le patient. En faisant appel à un télésecrétariat médical, un gain de temps non négligeable est réalisé pour le docteur. Dans ses tâches quotidiennes, votre secrétaire médicale à distance prendra vos appels mais pourra également gérer votre agenda avec la prise de rendez-vous, l’annulation ou le déplacement de ceux existants. Le fait de ne plus se charger de ces actions quotidiennes permettra au médecin de gérer d’autres tâches plus importantes, de cumuler des rendez-vous médicaux en plus ou tout simplement d’alléger sa charge de travail et donc ses journées. 

Si vous avez déjà une secrétaire en interne que vous souhaitez garder, cela vous permettra de lui libérer du temps pour qu’elle se consacre à des comptes-rendu de rendez-vous, ou aux tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de votre cabinet. 

2/ Développer sa patientèle

Ne pas répondre au téléphone, c’est prendre le risque de rater un nouveau patient. C’est également ne pas répondre aux besoins d’un patient actuel. Si un patient ne trouve pas de réponse, notamment dans une situation d’urgence, et ce à plusieurs reprises, il risque de choisir un autre médecin. En sous traitant votre secrétariat médical, vous ne manquerez plus aucun appel. Cela vous permettra d’agrandir votre patientèle et de ne pas créer de frustration chez vos patients actuels. Ainsi, vous maintenez leur niveau de satisfaction et donc une bonne réputation de votre cabinet. 

3/ Ne rater aucune urgence

Les appels téléphoniques envers des cabinets médicaux peuvent parfois correspondre à des urgences. Des décisions doivent être prises dans les minutes suivant l’appel. Lorsque vous n’avez pas de secrétaire et que vous prenez les appels téléphoniques par vous-même, vous n’avez pas toujours la possibilité de répondre. Une secrétaire médicale externalisée saura détecter les situations d’urgence et vous avertir ou donner les coordonnées d’un service médical d’urgence le cas échéant. 

4/ Une économie d’argent

Bien que vous ayez un abonnement mensuel auprès de Thelem pour bénéficier du service de télésecrétariat médical, les frais sont inférieurs au recrutement de votre propre secrétaire. En effet, le coût d’embauche d’une secrétaire n’est pas sans importance dans votre budget mensuel. En sus du salaire de votre employé, des charges s’ajoutent. Enfin, lorsque vous embauchez une secrétaire en interne, vous devez l’équiper d’un bureau, d’un poste de téléphone voire d’un ordinateur. Les frais d’achat et d’entretien de ces éléments ne sont pas négligeables. Lorsque vous souscrivez à un abonnement mensuel chez Thelem, les contrats sont sans engagement et sans préavis, là où un contrat de travail avec un salarié comporte des clauses de préavis.

5/ Un gain d’espace 

Dans la même logique que le point précédent, le fait de ne pas avoir de secrétaire interne vous permet de libérer une place dans vos locaux. En effet, l’embauche d’une personne en plus dans votre équipe vous demande d’allouer un espace de travail pour la bonne réalisation de ses tâches quotidiennes. Cependant, il n’est pas toujours possible d’avoir une place dédiée à un secrétariat interne entre la salle d’attente qui doit rester spacieuse et confortable, et évidemment la salle de consultation. 

En choisissant une télésecrétaire médicale, cela vous permet d’optimiser vos espaces pour vos patients ou de dédier une pièce à l’administratif.

6/ Une disponibilité permanente

Comme tout le monde, les professions libérales médicales ont le droit à des congés et des jours de repos. Durant ces périodes d’absence du cabinet ou de vacances, les praticiens ne répondent pas au téléphone. En prenant un télésecrétariat médical, vous pouvez partir en congés sereinement, sans stress. Vous aurez la certitude qu’aucun message ne sera manqué, que tous les rendez-vous auront été pris. Cela vous permettra de revenir de vacances sereinement en reprenant votre travail avec un emploi du temps structuré. 

N’ayez pas peur d’externaliser votre secrétariat téléphonique !

Un télésecrétariat médical de qualité est en capacité de gérer vos appels comme s’ils étaient pris en charge par une secrétaire salariée du cabinet.

Chez Thelem, nous pouvons personnaliser chaque dossier, avec des instructions pouvant s’appliquer à différents niveaux. Nous pouvons avoir des consignes générales pour le cabinet telles que des précisions pour y accéder, les moyens de paiement acceptés ou toutes autres informations utiles à transmettre à l’appelant pour son rendez-vous. Chaque médecin peut également nous communiquer la façon dont il souhaite que nous gérions son planning avec des consignes pouvant être adaptées jusqu’au motif de consultation !

Les outils utilisés permettent une communication fluide et efficace entre le secrétariat médical et le cabinet. En effet, il existe un espace d’échange par le biais de notes. Cela fonctionne comme un fil de discussion permettant d’identifier ce qui est lu, traité ou non. Efficace pour assurer un bon suivi ! 

Alors n’hésitez pas à tester ces solutions en confiant la gestion de votre accueil téléphonique et de votre agenda à notre équipe de télésecrétaires médicales expérimentées. 

Chez Thelem, nos contrats sont sans engagement ni préavis !