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Fonctionnement

1. Votre ligne n'est pas transférée

  • Vous, votre secrétaire ou toute personne que vous avez habilitée (clinique, etc.) notez  vos RDV sur votre agenda partagé
  • La saisie des RDV est semi-automatisée grâce à l'intégration de votre base de données
  • Vous visualisez à tout instant si vos patients sont en salle d'attente : inutile de vous presser si le RDV suivant ne s'est pas encore présenté
  • Vos patients reçoivent un mail de confirmation de leur RDV

En option, tous vos patients ou seulement les nouveaux patients reçoivent un SMS de rappel de leur RDV, que vous paramétrez de 24 à 72h à l'avance

  • Vous pouvez consulter et modifier votre agenda partagé depuis votre cabinet, la clinique ou votre domicile, via Internet ou votre smartphone. Ou depuis votre lieu de vacances pour consulter à tout moment votre programme de consultation.
  • Vos patients peuvent prendre RDV en ligne 24/24 7/7, avec confirmation par mail de leur RDV

2. Comment transférer votre ligne téléphonique

En composant le : *21* suivi de votre n° dédié THELEM suivi de #

  • En permanence : certains de nos clients ont activé leur 1er transfert il y a près de 30 ans, jeunes assistants, et s'apprêtent à partir à la retraite…
  • Pour compléter les horaires de votre secrétaire et pendant ses congés
  • Ponctuellement pour pallier à toute absence inopinée de votre secrétaire : vous pouvez n'avoir recours à nos services que quelques jours par an. Votre agenda étant en permanence à jour, un simple transfert de votre ligne vous permet d'assurer la continuité de l'accueil téléphonique de votre cabinet.
  • Pour soulager votre secrétaire (courrier urgent à préparer, etc.)

En renvoi sur occupation : votre ligne ne sonnera plus jamais occupée : nous recevons automatiquement tous vos appels en débordement si vous êtes déjà en ligne

3. Réception et gestion de vos appels

  • Décroché au nom de votre cabinet
  • Prise de rendez-vous, modification de rendez-vous ou annulation, en respectant vos consignes
  • Renseignements : accessibilité (adresse, étage, ascenseur, parking, accès handicapé, code interphone), renseignements administratifs (duplicata d'ordonnance, etc.), conventionnement, modalités d'examens, horaires de consultation…
  • Nous vous présentons les appels de vos confrères ou correspondants, pharmaciens, biologistes, etc.
  • Prise de messages, adressés immédiatement par mail ou SMS en cas d'urgence
  • Filtrage d'appels : en cas d'urgence, suivant vos consignes, nous vous présentons les appels de vos patients sur votre portable ou sur votre ligne directe.

4. Une modification de votre planning, des instructions à changer ?

Votre dossier est sous la responsabilité de 2 managers, pour couvrir nos 64 heures de présence hebdomadaire; elles sauront également vous conseiller dans votre organisation et seront destinataires de toutes vos consignes et vos messages pour une prise en charge immédiate.

5. Vous consultez, modifiez ou notez un RDV à tout instant sur votre agenda interactif 24/24 via Internet ou sur votre Smartphone

  • Votre fichier patient peut être intégré, pour une saisie semi-automatique des rendez-vous
  • Vous nous transmettez vos consignes à tout instant
  • Rappel de RDV par SMS : au choix pour tous vos patients ou uniquement pour vos nouveaux patients. Vous divisez par trois le nombre de rendez-vous "PVPP : pas venu, pas prévenu" !